Die Eventkommunikation mit Teilnehmern ist das Herzstück jeder erfolgreichen Veranstaltung. Sie beginnt bei der ersten Einladung, zieht sich durch die gesamte Event-Vorbereitung und endet mit der Nachbereitung. Doch gerade im Zeitalter von immer komplexeren Event-Planungen und einer Vielzahl an Kommunikationskanälen stoßen traditionelle, manuelle Kommunikationsmethoden schnell an ihre Grenzen. Das ständige Verschicken von E-Mails, das Verwalten von Anmeldungen und das Erinnern an wichtige Event-Schritte erfordert viel Zeit und birgt das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten.

Hier kommt die Automatisierung ins Spiel: Durch den Einsatz von Event-Plattformen können diese Herausforderungen gemeistert und gleichzeitig zahlreiche Vorteile erzielt werden. Die Automatisierung der Teilnehmerkommunikation spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine personalisierte und zeitgerechte Kommunikation, die das gesamte Event-Erlebnis auf ein neues Niveau hebt. In diesem Artikel zeigen wir, wie die Automatisierung von Event-Kommunikationsprozessen Ihre Veranstaltungen effizienter und erfolgreicher machen kann – und warum es höchste Zeit ist, diesen Schritt zu gehen.

Warum die Eventkommunikation automatisieren?

Die Automatisierung der Teilnehmerkommunikation bei Events bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl den Veranstaltern als auch den Teilnehmern zugutekommen.

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung können viele zeitaufwändige Aufgaben, wie das Versenden von Einladungen, Erinnerungen und Follow-up-E-Mails, effizienter gestaltet werden. Dies ermöglicht es den Veranstaltern, sich auf andere wichtige Aspekte der Eventplanung zu konzentrieren.
• Effizienz und Konsistenz: Automatisierte Kommunikationsprozesse sorgen für eine konsistente und fehlerfreie Übermittlung von Informationen. Dies reduziert das Risiko von Missverständnissen und stellt sicher, dass alle Teilnehmer die gleichen Informationen zur gleichen Zeit erhalten.
• Verbesserung der Teilnehmererfahrung: Eine gut durchdachte und automatisierte Kommunikation kann die Teilnehmererfahrung erheblich verbessern. Echtzeit-Updates, personalisierte Nachrichten und interaktive Elemente wie Live-Umfragen und Q&A-Sessions tragen dazu bei, dass sich die Teilnehmer stärker eingebunden und wertgeschätzt fühlen.

Formaten für Eventkommunikation mithilfe einer Event-Plattform

Verschiedene Formate sorgen dafür, dass Ihre Teilnehmer stets zur richtigen Zeit mit den relevantesten Informationen versorgt werden. Ob per E-Mail, Push-Nachricht oder durch interaktive Funktionen – all diese Kommunikationskanäle bieten zahlreiche Möglichkeiten, das Event-Erlebnis zu bereichern und das Engagement zu fördern. In der folgenden Tabelle sehen Sie, wie Sie Mailings, interaktive Engagements und Push-Nachrichten gezielt einsetzen können, um Ihre Veranstaltung noch erfolgreicher zu gestalten und Ihre Teilnehmer zu begeistern.

Kategorie	Typ	Beschreibung
Mailings	Transaktionale E-Mails	Diese E-Mails sind direkt mit einer Transaktion oder einem Kauf verbunden und informieren den Teilnehmer über wichtige Details wie Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen.
	Reaktivierung-E-Mails	Reaktivierung-E-Mails werden an inaktive Teilnehmer gesendet, um sie wieder zu aktivieren.
	E-Mail-Sequenzen, wie Willkommens-E-Mails	Diese E-Mails begrüßen neue Teilnehmer und geben ihnen wichtige Informationen über das Event oder die Plattform.
Interaktive Teilnehmer-Engagements	Live-Umfragen	Echtzeit-Interaktionen, die sofortiges Feedback von den Teilnehmern ermöglichen.
	Q&A-Sessions	Teilnehmer können ihre Fragen direkt an die Sprecher richten und in Echtzeit Antworten erhalten.
	Networking-Möglichkeiten	Sämtliche Networking-Funktionen, wie etwa Chat mit ausgewählten Kontakten, 1:1 Video oder Audio-Anrufe sowie digitale Visitenkarten zum bequemen Abspeichern neuer Kontakte.
Push und Mitteilungen	Echtzeit-Updates	Sofortige Benachrichtigungen über wichtige Informationen oder Erinnerungen.
	Programmänderungen	Automatische Updates bei Änderungen im Event-Programm.
	Wichtige Ankündigungen	Schnelle und direkte Kommunikation von wichtigen Informationen.

6 Use Cases für Ihre Eventkommunikation

Die Automatisierung der Eventkommunikation spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die gesamte Event-Erfahrung. Eine Event-Plattform unterstützt Sie dabei, alle wichtigen Prozesse reibungslos und professionell abzuwickeln – von der Einladung bis zur Nachbereitung.

Personalisierte Einladungen

Der erste Eindruck zählt – und genau hier setzen personalisierte Einladungen an. Eine generische Massenmail landet oft ungelesen im Papierkorb, während eine gezielte, individuell zugeschnittene Einladung die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion deutlich erhöht.

Um personalisierte Nachrichten verfassen zu können, bedarf es jedoch der richtigen Insights. Und die liefert eine professionelle Event-Plattform, welche die Personalisierung von Einladungen auf Basis von Teilnehmerdaten aus früheren Veranstaltungen ermöglicht. So können Sie Ihre Zielgruppe optimal ansprechen:

Hier einige Beispiele für gezielte Einladungen:

• Teilnehmer aus vergangenen Events: Personen, die letztes Jahr an Ihrer Event-Reihe teilgenommen haben, erhalten eine Einladung mit Bezug zu ihrem letzten Besuch.
• Themenspezifische Ansprache: Wer sich für bestimmte Sessions oder Themen interessiert hat, bekommt gezielt eine Einladung zu relevanten Inhalten.
• Branchenspezifische Einladungen: Fachkräfte aus bestimmten Industrien oder Berufsfeldern werden gezielt angesprochen.
• Status in der Organisation: Interne Mitarbeiter, Freiberufler, Werkstudenten und Auszubildende oder Führungskräfte: Jede Gruppe erhält nur Einladungen zu den für sie relevanten Veranstaltungen.

Fühlen sich die Teilnehmer persönlich angesprochen, steigt nicht nur die Öffnungsrate, sondern auch die Zahl der Anmeldungen.

Anmeldeprozess automatisieren

Die Teilnehmerregistrierung ist ein komplexer Prozess, der jedoch mit Hilfe einer geeigneten Veranstaltungsplattform leicht automatisiert werden kann. Eine solche Plattform deckt den gesamten Anmeldeprozess ab und ermöglicht nicht nur die Erfassung der Teilnehmerdaten, sondern sorgt auch für eine reibungslose Kommunikation mit den Teilnehmern.

Zu den Automatisierungsmöglichkeiten zählen also die Aktualisierung der Kundendaten in der Event-Plattform und damit synchronisierten CRM-Systemen sowie die Kommunikation selbst. Beispiele für unerlässliche Punkte bei der Kommunikation sind etwa die Eingangsbestätigung, die Bestätigung der gebuchten Veranstaltung, den Versand der Rechnung und die Zahlungsbestätigung. All diese Schritte tragen dazu bei, dass Ihre Veranstaltung professionell und effizient abläuft.

No-Shows reduzieren

No-Shows sind für Event-Organisatoren ein großes Problem – aber auch dieses lässt sich mit der richtigen Strategie und gezielten Teilnehmerkommunikation minimieren. Hierfür stehen leistungsstarke Funktionen wie Mailings mit Erinnerungen und Benachrichtigungen zur Verfügung.

Damit werden Ihre Teilnehmer rechtzeitig erinnert und informiert, was ihre Teilnahme an der Veranstaltung wahrscheinlicher macht. Je nach Eventformat, Anmeldestatus und verbleibender Zeit bis zum Event, können unterschiedliche Mailings infrage kommen, wie etwa:

• Erinnerung an die Anmeldung: Personen, die sich interessiert haben, aber noch nicht registriert sind, erhalten eine freundliche Erinnerung.
• Check-in-Erinnerung: Teilnehmer, die sich angemeldet haben, aber noch nicht eingecheckt sind, bekommen eine Benachrichtigung.
• Zugangslink rechtzeitig versenden: Bei Online-Events kann der Link erneut zwei Tage oder wenige Stunden vor Beginn verschickt werden.
• Zusätzliche Anreize schaffen: Exklusive Inhalte, Rabattcodes oder Networking-Möglichkeiten steigern die Motivation zur Teilnahme.
• Personalisierte Follow-ups: Erinnerungen, die den Mehrwert des Events für den einzelnen Teilnehmer hervorheben, sorgen für eine höhere Verbindlichkeit.

Ein strategisches Reminder-System sorgt nicht nur für eine bessere Teilnehmerquote, sondern steigert auch die Zufriedenheit, da Teilnehmer durch gezielte Kommunikation optimal vorbereitet sind.

Echtzeit-Updates und Notifikationen

Während der Veranstaltung selbst sind klassische E-Mails wenig effektiv – die meisten Teilnehmer schauen während einer Veranstaltung kaum in ihr Postfach. Hier kommen Echtzeit- Mitteilungen und Push-Benachrichtigungen über die Event-App ins Spiel.

Verzögerungen im Programm oder der Ausfall von Vorträgen können sofort per Push-Benachrichtigung kommuniziert werden, während weniger dringliche Informationen über Mitteilungen verschickt werden, um die Nutzer nicht zu überfordern. So können zum Beispiel gewünschte Aktionen, wie der Besuch eines bestimmten Standes oder das Networking mit anderen Teilnehmern, angeregt werden.

Mit einer Event-App wird die Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch persönlicher und zielgerichteter, was letztendlich zu einer höheren Zufriedenheit und einem besseren Gesamterlebnis führt.

Teilnehmerführung

Die Teilnehmerführung umfasst alle Aspekte von der Einladung bis zur Nachbereitung, einschließlich Feedback und Dankes-E-Mails. Und eine Event-Plattform bietet Ihnen genau das. Sie begleitet Ihre Teilnehmer durch den gesamten Event-Prozess, sorgt für eine reibungslose Kommunikation und stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

Dank der Plattform haben Sie jederzeit Zugriff auf den aktuellen Anmeldestatus jedes Teilnehmers. So können Sie sicherstellen, dass jeder individuell angesprochen wird. Wer sich noch nicht registriert hat, erhält eine freundliche Erinnerung zur Anmeldung. Teilnehmer, die sich zwar angemeldet, aber noch nicht eingecheckt haben, bekommen rechtzeitig eine Erinnerung an den Check-in. Für alle, die sich bereits eingecheckt haben, können Sie personalisierte E-Mails mit wichtigen Informationen wie der Event-Agenda oder Tipps für die optimale Nutzung der Event-Plattform verschicken.

Diese durchgängige Kommunikation sorgt nicht nur für eine reibungslose Erfahrung, sondern steigert auch die Vorfreude und das Engagement der Teilnehmer. Sie fühlen sich während des gesamten Prozesses gut betreut, was letztlich zu einer höheren Zufriedenheit und einem besseren Gesamterlebnis führt.

Event-Nachbereitung

Auch nach dem Event bleibt bei der Eventkommunikation großes Automatisierungspotenzial – denn jetzt beginnt die entscheidende Phase der Nachbereitung. Mit einer Event-Plattform lassen sich viele Aufgaben im Voraus planen und effizient umsetzen.

Dankesnachrichten können bereits vorab vorbereitet und automatisch versendet werden, um den positiven Eindruck des Events zu verstärken, und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Feedback-Umfragen lassen sich ebenso automatisiert verschicken, und die Ergebnisse werden direkt in der Plattform ausgewertet – je nach Einstellung anonymisiert oder personalisiert.

Auch organisatorische Aufgaben wie der Versand von Rechnungen, Teilnehmerbescheinigungen und Zertifikaten lassen sich ohne manuellen Aufwand abwickeln. Gleichzeitig ermöglicht die zentrale Erfassung aller Daten eine einfache Analyse der Kommunikationsmaßnahmen – so können Sie zukünftige Events noch gezielter optimieren.

Fazit

Die Digitalisierung der Eventkommunikation ist mehr als nur eine Zeitersparnis – sie trägt maßgeblich dazu bei, die Qualität Ihrer Events zu steigern. Eine Event-Plattform ermöglicht eine durchgehende, zielgerichtete und personalisierte Kommunikation, die den gesamten Event-Prozess abdeckt – von der ersten Einladung bis zur abschließenden Nachbereitung.

Durch die Automatisierung gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch die Möglichkeit, Ihre Teilnehmer auf einer viel persönlicheren Ebene anzusprechen. Personalisierten Einladungen, automatisierte Erinnerungen, zielgerichtete Event-Informationen und einfache Nachbereitungsmöglichkeiten fördern eine bessere Teilnehmererfahrung und sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung reibungslos und professionell verläuft.

Ob für eine kleine Fachkonferenz oder ein großes Branchenevent – eine gut durchdachte, automatisierte Kommunikationsstrategie sorgt für eine höhere Teilnehmerzahl, mehr Engagement und eine stärkere Bindung an Ihre Marke.