Die Teilnehmeranmeldung im Papierformat, der Zahlungseingang per Banküberweisung und die Rechnungsstellung manuell – ein noch immer weit verbreiteter Arbeitsablauf, der zu zusätzlichem Aufwand, Fehlern sowie langwieriger Einarbeitung und Übergabe zwischen Kollegen führt. Doch was wäre, wenn Sie den gesamten Prozess automatisieren könnten? Ein Event Management Workflow, der zahlreiche Prozess automatisiert – intuitiv, leicht verständlich und schnell implementiert.
Inhaltsverzeichnis
Das Workflow-System im Überblick: Was ist neu?
Die Anbindung der zummit Plattform an bestehende CRM-, ERP- und andere Systeme ist dank der zummit API schon lange möglich. Auch die automatisierte Synchronisation von Eventdaten zwischen der Event-Plattform und einer WordPress-Seite ist schnell umsetzbar. Jetzt geht es noch einen Schritt weiter: Es lässt sich ein flexibles und zukunftsfähiges System aufbauen, das den gesamten Eventprozess – von der Anmeldung bis hin zum Mahnwesen – ganzheitlich betrachtet und vollständig automatisiert.
Sobald ein Teilnehmer seine Daten im Registrierungsformular eingibt, werden diese ohne manuellen Aufwand ins CRM-System übertragen. Das System prüft automatisch, ob der Teilnehmer bereits Kunde ist. Ist das nicht der Fall, wird ein neues Kundenprofil angelegt. Den Profilen von Bestandskunden wird die aktuelle Veranstaltung zugeordnet. Das reduziert Fehlerquellen, vermeidet Zeitverzögerungen und sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss. So entsteht eine wertvolle Historie über alle Teilnehmer und Veranstaltungen, die Aufschluss über Kundenbeziehungen, Umsätze und Zielgruppen gibt.
Sie als Veranstalter werden in Echtzeit über neue Teilnehmer informiert und erhalten ein übersichtliches Dashboard mit allen relevanten Daten. Dadurch lassen die Antworten auf wichtige Fragen nicht lange auf sich warten: Wer hat wie oft schon an Seminaren teilgenommen? Wofür hat sich der Teilnehmer bisher interessiert? Was könnten passende Ergänzungsangebote sein? Welche Seminare liefen gut, welche weniger gut – und warum? Es ist also auch eine Basis, um Maßnahmen im Vertrieb und Marketing abzuleiten.
Nach Abschluss der Veranstaltung kann der Rechnungsprozess ebenfalls automatisiert gestartet werden. Alle notwendigen Informationen werden automatisch übermittelt, die Rechnung erstellt und per E-Mail verschickt. Fälligkeiten und Zahlungseingänge werden automatisch überwacht, und auch ein Mahnwesen ist integriert. Sogar die Buchhaltung kann nahtlos eingebunden werden, indem alle relevanten Daten direkt an das Buchhaltungssystem oder den Steuerberater weitergegeben werden.
Die Mehrwerte für Veranstalter: Warum Automatisierung der Schlüssel zum Erfolg ist
Das Thema Automatisierung ist in aller Munde – und das aus gutem Grund. Denn „wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“. Wenn alle Ihre Mitbewerber durch Automatisierung Ressourcen einsparen, dann verschenken Sie zwangsläufig Ihre eigenen. Aber lassen Sie uns die Vorteile, welche der Event Management Workflow mit sich bringt, im Detail betrachten:
Produktivitätsgewinne: Zeitersparnis, Reduzierung von Fehlern, höhere Effizienz
Durch die Automatisierung entfallen manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe, das Versenden von Informationen oder die Rechnungsstellung. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern. So können sich Veranstalter auf das Wesentliche konzentrieren: die Planung und Durchführung erfolgreicher Events. Gleichzeitig wird der Informationsfluss beschleunigt und die Effizienz im gesamten Prozess deutlich gesteigert.
Schnelle Implementierung nach Best Practice
Dank bewährter Best-Practice-Vorgehensweisen lässt sich die No-Code-Lösung schnell und unkompliziert in bestehende Systeme integrieren. Dabei profitieren Veranstalter von einer zügigen Implementierung, ohne lange Vorbereitungszeiten oder komplizierte Anpassungen. Das sorgt für einen reibungslosen Start und erste Ergebnisse in kürzester Zeit.
Intuitiv & leicht verständlich
Die Automatisierungslösung ist so konzipiert, dass sie auch für weniger technisch versierte Nutzer leicht verständlich und bedienbar ist. Dank klaren Abläufen und kundenindividuell dokumentierte Arbeitsschritte in der Form von Videos ist der Einstieg unkompliziert. Lange Einarbeitungszeiten oder wiederholende bezahlte Schulungen sind deswegen nicht notwendig.
Kundenindividuelle Lösung
Jeder Veranstalter hat unterschiedliche Bedürfnisse. Deswegen haben Veranstalter die Möglichkeit, die Automatisierungslösung nach ihren eigenen Bedürfnissen gestalten zu lassen. So bleibt die Flexibilität erhalten, um auf besondere Wünsche oder spezifische Eventanforderungen einzugehen, ohne die Basislösung zu beeinträchtigen.
Zukunftsfähig
Automatisierung ist nicht nur eine Lösung für die Gegenwart, sondern auch für die Zukunft. Mit der stetigen Weiterentwicklung der Technologie sind Veranstalter bestens auf künftige Trends und Herausforderungen vorbereitet. Die No-Code-Lösung wächst mit den Anforderungen, ist erweiterbar und lässt sich an künftige Eventformate und neue Technologien anpassen.
Wissenssicherung
Durch die Automatisierung werden alle relevanten Informationen und Prozesse dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert. So bleibt wertvolles Wissen nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter, sondern steht dem gesamten Team jederzeit zur Verfügung. Das erleichtert die Übergabe von Aufgaben und sorgt dafür, dass auch bei personellen Veränderungen keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Ein Erfolgsbeispiel aus der Praxis
- Unternehmen: mach’
- Eventtyp: Seminare (Online und vor Ort)
- Eventanzahl: Ungefähr 75 offene Seminare und 350 unternehmensinterne Seminare.
- Team: 6-köpfiges Team
Mit über 35 Jahren Expertenerfahrung im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung veranstalten wir hunderte Events zu den Themen IT & Digitalisierung, persönliche & soziale Kompetenzen und Führung & Management.
Um die Vielzahl von Events effizient zu managen und den Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten zu richten, hat sich das mach‘ Team entschieden, die Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren und dabei auf den Event Management Workflow gesetzt. Dabei stehen drei zentrale Funktionen im Mittelpunkt.
Welche sind die drei wichtigsten Funktionen?
1. Umfassende Digitalisierung und Systemintegration:
Unsere Datenpflege wird vollständig digitalisiert, wobei alle eingesetzten Systeme nahtlos vernetzt sind. Dazu gehören:
- zummit als zentrale Plattform für Seminare;
- die WordPress-Website als Kundenschnittstelle;
- Monday als CRM- und Dokumentationssystem;
- Die Rechnungssoftware easybill für Rechnungserstellung und Eingangskontrolle;
- sowie das Buchhaltungssystem DATEV Unternehmen online.
2. Digitaler Workflow für offene Seminare:
Für unsere offenen Seminare ist der gesamte Workflow inzwischen vollständig digitalisiert. Alle relevanten Daten werden automatisch zwischen den Systemen synchronisiert, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen.
3. Digitaler Campus für Teilnehmer:
Zudem ist es für uns ein großer Schritt, dass unsere Teilnehmer auf einen digitalen Campus zugreifen können, auf dem sie die veranstaltungsrelevanten Informationen und Dokumente abrufen können – zentral und bequem.
Warum haben Sie sich für die Lösung entschieden?
“Entschieden haben wir uns für das Zusammenspiel dieser Lösungen, weil sie uns die Flexibilität bietet, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln und die Systeme an unsere sich wandelnden Anforderungen anzupassen. Die Digitalisierung und Automatisierung reduzieren zudem Fehlerquellen erheblich, da Daten nicht mehr mehrfach manuell erfasst oder übertragen werden müssen – ein Aspekt, der für uns von zentraler Bedeutung ist.”
Was mach‘ über die Lösung zu sagen hat?
(Geschäftsführer mach’)
“Mit zummit haben wir einen Partner gefunden, mit dem wir den Teilnehmer*innen unserer Seminare einen digitalen Campus inklusive umfassender Kommunikationsmöglichkeiten bieten können. Aber das war nur der Anfang. In Zusammenarbeit mit zummit haben wir die Digitalisierung unserer gesamten administrativen Prozesse im Hintergrund bedeutsam nach vorn gebracht. Durch die Offenheit von zummit, das eigene System in Richtung unseres Geschäftsmodells weiterzuentwickeln und auch individuelle Lösungen zu ermöglichen, konnten wir in kurzer Zeit große Fortschritte erzielen. Über die Schnittstelle konnten wir zudem externe Anwendungen wie unsere WordPress-Seite oder monday.com anbinden und die Prozesse weiter verschlanken.
Wir freuen uns auf die weiteren Entwicklungen gemeinsam mit dem Team von zummit.”
Hinter den Kulissen der Innovation
Wie bei vielen Erfolgsprojekten steckt auch hinter diesem innovativen Event Management Workflow ein visionärer Partner. Die Firma WORSY mit dem Slogan „We simplify Work“ und ihr Geschäftsführer Sebastian Mostertz sind die treibenden Kräfte hinter dieser Lösung. Um einen spannenden Einblick in die Entstehung und Funktionsweise des Systems zu bekommen, haben wir Sebastian einige interessante Fragen gestellt!
Was genau macht diese Lösung einzigartig?
Wie stellst Du sicher, dass auch weniger technisch versierte Kunden die Lösung problemlos nutzen können?
Ist die Lösung nur für bestimmten Branchen geeignet bzw. wie flexibel ist sie für individuelle Anpassungen bei verschiedenen Kundenanforderungen?
Die Lösung eignet sich für Kunden jeglicher Branche und Größe, die ihren administrativen Aufwand reduzieren, Fehler minimieren und Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden vermeiden wollen. So können sich die Kunden voll und ganz auf Ihre Kernaufgabe konzentrieren: die erfolgreiche Planung und Durchführung von Events.
Wie einfach ist die Integration in bestehende Systeme und wie lange dauert sie?
Grundsätzlich funktioniert das Event-Workflow-System eigenständig, d.h. als eine Stand-Alone-Lösung. Sofern aber eine Integration in bestehende Buchhaltungssysteme o.ä. gewünscht ist, kann dies nahtlos in kürzester Zeit integriert werden. Einzige Voraussetzung ist eine sogenannte API-Schnittstelle auf Kundenseite für das entsprechende System.
Welche Technologien und Tools kommen bei der Entwicklung der Automatisierungslösung zum Einsatz, und warum?
Die Basis bildet monday.com, eine weltweit führende Arbeitsplattform, die die nötige Stabilität und Flexibilität für das Event-Workflow-System bietet. Bei Bedarf wird das System durch easybill ergänzt, eine führende Software für Ausgangsrechnungen in Deutschland, die eine Anbindung an DATEV ermöglicht.
Die Integration zwischen den Systemen bzw. zu Kundensystemen erfolgt mit make.com – ebenfalls eines der weltweiten führenden Produkte, um unterschiedliche Systeme in kürzester Zeit und ohne Programmierung zu verbinden. Diese Kombination sorgt für eine innovative und zukunftssichere Lösung.
Wie siehst Du die Rolle von Automatisierung in der Eventbranche in den nächsten Jahren?
Gemeinsam die Zukunft gestalten
Die Vorteile der Automatisierung im Eventmanagement sind klar: Weniger manuelle Aufgaben, weniger Fehler, mehr Zeit für das Wesentliche. Durch die Integration eines automatisierten Event Management Workflow, von der Teilnehmeranmeldung bis zur Zahlungseingangsüberwachung, schaffen Sie nicht nur Effizienzgewinne, sondern sichern auch langfristig die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Eventorganisation. Mit einer schnellen Implementierung, flexibler Anpassbarkeit und zukunftssicherer Technologie ist es an der Zeit, in die Automatisierung zu investieren. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre erfolgreichen Veranstaltungen und zufriedenen Teilnehmer.
