In einer zunehmend digitalen Welt gewinnen Veranstaltungsplattformen immer mehr an Bedeutung. Doch während Digitalisierung und Automatisierung viele Vorteile bieten, ist ein oft übersehener Vorteil dieser Plattformen die Möglichkeit einer umfassenden Eventanalyse. Sie ermöglicht es Veranstaltern, Ausstellern und Sponsoren, tiefere Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben der Teilnehmer zu gewinnen und darauf basierend strategische Entscheidungen zu treffen. Die Event-Analyse geht weit über einfache Teilnehmerzahlen hinaus; sie liefert detaillierte Informationen über das Engagement, die Netzwerkmöglichkeiten und die Effektivität von Marketingstrategien. Mit präzisen Kennzahlen und aussagekräftigen Daten können Events nicht nur optimiert, sondern auch personalisiert und zielgerichtet gestaltet werden. In diesem Artikel beleuchten wir, wie die erweiterte Analysefunktion in der zummit Event-Plattform Ihre Event-Erfahrungen optimieren kann und warum sie ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Event-Landschaft sind.

Welche Analysemöglichkeiten gibt es?

Die Event-Analyse in zummit lässt sich in vier Hauptteile unterteilen, nämlich die Veranstaltung selbst, die Vorträge, die Aussteller und die Sponsoren. Unter jedem dieser Veranstaltungsbereiche finden Sie relevante Erkenntnisse zu dieser spezifischen Eventkomponente. Abhängig von Ihren Einstellungen können die Berichte entweder personalisiert oder anonymisiert zur Verfügung gestellt werden. Dabei lassen sich die Berichte auf jeder Ebene entsprechend konfigurieren, sodass Sie flexibel sind.

Event

Auf der Ebene “Event” finden Sie die Leistungsübersicht zu Ihrer Veranstaltung. Die Darstellung der Leistungsübersicht erfolgt in vier Teilen, nämlich vor dem Event (Pre-Event-Phase), während des Events, nach dem Event (Nachbereitungsphase) sowie dem Gesamtzeitraum. So können Sie das Teilnehmerverhalten über den gesamten Zeitraum leicht nachvollziehen und Tendenzen zu bevorzugten Zeiträumen aufdecken.

Zu den interessantesten Metriken in diesem Bereich der Event-Analyse gehören etwa die Teilnehmeranwesenheit, deren Interaktion mit den verfügbaren Inhalten sowie das Networkingverhalten. Außerdem können Sie kontrollieren, welche Bereiche Ihrer Veranstaltung wie oft besucht wurden, wie z.B. die Event-Agenda, der Info-Bereich, der Ausstellerbereich oder der Sponsorenbereich. Eine vollständige Übersicht der Metriken finden Sie unten im Abschnitt „Kennzahlen und Metriken in der Plattform“.

Vorträge

Der nächste Bereich der Event-Analyse in zummit ist die Auswertung von Vorträgen. Hier finden Sie weitergehende Informationen über die Besucher von Vorträgen und deren Verhalten während der Vorträge. Dazu gehören Metriken wie die durchschnittliche Verweildauer, Anzahl der Video-On-Demand Aufrufe, durchschnittliche Dauer der Ansicht von Video-On-Demand, Anzahl der Datei-Downloads usw. Diese Informationen sind ebenfalls in drei Phasen des Events unterteilt, nämlich vor, während und nach dem Event, inklusive einer Zusammenfassung als Gesamtzeitraum.

Das Besondere an diesem Analysebereich ist, dass Sie ihn für Vortragende freischalten können, sodass diese direkt über ein gesondertes Dashboard Zugriff darauf haben. Mehr über die Bedeutung von Dashboards finden Sie unten im Abschnitt „Erkenntnisse als Mehrwert für Ihre Partner“.

Aussteller und Sponsoren

Die letzten beiden Bereiche sind “Aussteller” und “Sponsoren”. Diese Stand-Typen lassen sich namentlich anpassen, sodass auch alternative Bezeichnungen nach Wunsch möglich sind, wie etwa Angebote, Produktbereich, usw. Da für viele Veranstaltungen gleich beide Stand-Typen relevant sind, bietet die Plattform zwei gesonderte Bereiche an. Allerdings unterscheiden sich deren Bedürfnisse in Bezug auf Analyse und Auswertung kaum, sodass die angebotenen Metriken praktisch identisch sind. Hier finden sich Einblicke zu Impressionen, Standzugriffen, Gesprächen, Anrufen, Kontaktanfragen usw. Auch hier können Sie die Leistungsübersicht nicht nur für den Gesamtzeitraum, sondern auch für jede der drei Eventphasen einsehen. Jeder Bereich kann dem jeweiligen Event-Partner in Form eines Dashboards zur Verfügung gestellt werden, sodass dieser über Echtzeitdaten verfügt.

Mailings

Auch wenn die Analyse der Mailings theoretisch kein Bestandteil des Analyse-Moduls ist, bietet die Plattform auch für die Performance Ihrer Kommunikation vertiefende Einblicke. Die dazugehörigen Auswertungen finden Sie im Bereich Mailing. Dort finden Sie eine Liste aller E-Mail-Adressen, an die das Mailing versendet wurde, den aktuellen Status des Mailings (z.B. zugestellt), die Gesamtzahl der Öffnungen und Klicks sowie einen Zeitstempel für das letzte Ereignis zu jeder E-Mail-Adresse, z.B. das letzte Mal, als die Mail geöffnet wurde.

Kennzahlen und Metriken in der Plattform

Eine Veranstaltungsplattform ermöglicht es Ihnen, die Leistung verschiedener Aspekte Ihres Events zu überprüfen. Je nach Abteilung, die die Daten betrachtet, und je nach Zielsetzung der Veranstaltung können hier unterschiedliche Kennzahlen von Interesse sein. Deshalb erfasst unsere Event-Plattform eine Vielzahl von Metriken, die von der Anwesenheit über die Interaktion bis hin zum Networking reichen.

Hier finden Sie eine Übersicht der Metriken, die in der Plattform verfügbar sind. Dabei werden die einzelnen Metriken sowohl vor, während und nach der Veranstaltung als auch als Summe über den gesamten Zeitraum dargestellt.

Besucher:

• Besucher Event gesamt
• Aktivitäten im Bereich Event
• Aktivitäten im Bereich Programm
• Aktivitäten im Bereich Aussteller
• Aktivitäten im Bereich Sponsoren
• Aktivitäten im Bereich Infos
• Besucher im Ausstellerbereich
• Besucher im Sponsorenbereich
• Klicks auf Mitteilungen (Infos)
• Impressionen (Ansichten / Klicks) von Vorträgen
• Besucher auf Vortragsansicht
• Vortragszugriffe gesamt
• Impressionen (Ansichten / Klicks) des Aussteller- bzw. Sponsorenbereichs
• Standzugriffe gesamt (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Besucher auf Standansicht (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)

Wenn Sie sich dazu entschließen, die Teilnehmerregistrierung und den Ticketshop über die zummit Event-Plattform abzuwickeln, erhalten Sie zusätzlich Zugang zu weiteren Metriken rund um die Registrierung und den Ticketverkauf.

Content-Interaktion:

• Anzahl Datei-Downloads Event
• Anzahl Datei-Downloads Vorträge
• Anzahl Datei-Downloads im Ausstellerbereich
• Anzahl Datei-Downloads im Sponsorenbereich
• Klicks auf Link zur Veranstaltungs-Website
• Anzahl abgesendeter Abstimmungsformulare (Vorträge)      
• Durchschnittliche Verweildauer der Teilnehmenden im Vortragsraum
• Anzahl der Video-On-Demand Aufrufe
• Durchschnittliche Dauer der Ansicht  von Video-On-Demand       
• Klicks auf Favorisiert (Vorträge)
• Klicks auf Favorisiert (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Anzahl Datei-Downloads (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf die Website  (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)

Networking und Kontaktaufnahme:

• Klicks auf Personen (Teilnehmer)
• Klicks auf Personen (Vortragende)
• Klicks auf Personen im Ausstellerbereich
• Klicks auf Personen im Sponsorenbereich
• Anzahl Videokonferenzen zwischen Teilnehmern
• Gespräche via Rezeption / Meetingraum (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Anrufe zwischen Standpersonal und Teilnehmern
• Kontaktanfragen zwischen Standpersonal und Teilnehmern
• Anzahl Chats zwischen Standpersonal und Teilnehmern (eindeutige Teilnehmer)
• Video-Aufrufe mit durchschnittlicher Anschauungsdauer (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Downloads Visitenkarte vom Aussteller/Sponsoren (Kontakt)
• Klicks auf Kontakt (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf die E-Mail (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf LinkedIn (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf XING (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf Facebook (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf Instagram (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf Twitter (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)

Feedback:

• Klicks auf Empfehlungen Event
• Klicks auf Empfehlungen Vorträge
• Klicks auf Empfehlungen im Ausstellerbereich
• Klicks auf Empfehlungen im Sponsorenbereich
• Feedback Event
• Feedback Vorträge
• Feedback im Ausstellerbereich
• Feedback im Sponsorenbereich
• Anzahl abgesendeter Feedbackformulare (Vorträge)
• Anzahl abgesendeter Feedbackformulare (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)
• Klicks auf Empfehlen (Aussteller- bzw. Sponsorenbereich)

Neben den quantitativen Erkenntnissen, wie z.B. Anzahl der ausgefüllten Feedbackformulare, stehen Ihnen auch die Erkenntnisse aus dem Feedbackformular selbst zur Verfügung, sodass Sie tiefer in die Analyse des Erfolgs Ihrer Veranstaltung einsteigen können.

DSGVO-konforme Datenerhebung

Und während datenbasierter Erkenntnisse immens wertvoll sind, sollten wir den Datenschutz und die damit verbundene Erhebung personenbezogener Daten nicht außer Acht lassen. Die gute Nachricht ist, dass eine DSGVO-konforme Event-Plattform wie zummit Ihnen dabei immens helfen kann, dies mühelos zu navigieren.

Personalisierte oder anonyme Erhebung

Zunächst einmal hängt es ganz von Ihnen ab, ob die gesammelten Daten personalisiert oder anonymisiert werden oder nicht. Das heißt, je nach Ihren Zielen, Vorgaben oder Angaben in der Datenschutzerklärung können Sie mit wenigen Klicks eine beliebige Einstellung vornehmen und festlegen, ob Daten personalisiert oder anonymisiert gesammelt werden sollen.  

Ein anonymer Besucherreport sammelt und präsentiert Daten über die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung, ohne persönlich identifizierbare Informationen offenzulegen. Das bedeutet, dass keine spezifischen Daten wie Namen, E-Mail-Adressen oder andere eindeutige Merkmale in den Berichten angezeigt werden. Im Gegensatz dazu enthalten personalisierte Besucherreports detaillierte Informationen zu einzelnen Teilnehmern, darunter ihre Namen, Kontaktinformationen und spezifische Interaktionen während der Veranstaltung. Solche Reports zeigen beispielsweise, welche Sitzungen bestimmte Teilnehmer besucht haben, wie aktiv sie in Diskussionen und Netzwerkaktivitäten waren und welche Materialien sie heruntergeladen haben.

Diese Einstellung kann für jede Veranstaltungsebene einzeln vorgenommen werden. Sie können also z.B. personalisierte Daten auf der Ebene der Veranstaltung sammeln, aber Ihren Partnern dann anonymisierte Berichte auf den Ebenen Vortrag, Aussteller und Sponsoren anbieten können. So können Sie je nach Ihren Zielen und denen Ihrer Partner die Einstellungen so anpassen, wie es Ihren Bedürfnissen entspricht.

Sichtbarkeit der Kontaktdaten

Neben den Anonymisierungseinstellungen für die Berichte, können Sie mit der zummit Eventplattform Ihren Besuchern die Möglichkeit einräumen, selbst zu wählen, ob ihre Kontaktdaten auf der Plattform angezeigt werden oder nicht. Das heißt, wenn eine Person nur die Veranstaltung besuchen möchte, ohne ihre Kontaktdaten für andere sichtbar zu machen, kann sie dies wählen.

Erkenntnisse als Mehrwert für Ihre Partner

Als Veranstalter hat man immer Zugriff auf die Performance-Analyse. Während Sie also im Backend der Plattform die Ergebnisse der Event-Analyse einsehen können, gibt es auch andere Interessenten an den Daten, wie etwa Ihre Partner. Dank der Dashboards in der zummit Event-Plattform können Sie Zugang zu den Analytics-Bereich an ihre Partner, wie etwa Aussteller und Sponsoren verschaffen. Dies bietet gleich mehrere Vorteile:

• Echtzeitdaten: Ihre Partner können sofort auf aktuelle Daten zugreifen und entsprechend reagieren. So können sie beispielsweise während des Events ihre Strategien anpassen, um ihre Zielgruppen besser zu erreichen.
• Lead-Listen: Mithilfe von Dashboards erhalten Ihre Partner detaillierte Listen potenzieller Leads, die während des Events generiert wurden. Dies ermöglicht Ihren Partnern, gezielt Follow-up-Aktionen zu planen und durchzuführen.
• ROI nachweisen: Zeigen Sie Ihren Partnern den Return on Investment (ROI) auf. Durch detaillierte Analysen können sie genau nachvollziehen, wie effektiv ihre Beteiligung am Event war.