In den letzten Jahren hat sich die Eventbrancheverändert, nicht zuletzt aufgrund der Pandemie. Während traditionelle Präsenzveranstaltungen nach wie vor beliebt sind, gewinnen hybride Events aufgrund neuer Technologien und der steigenden Nachfrage nach Flexibilität, Interaktivität und Individualität zunehmend an Bedeutung. Die Integration digitaler Elemente zur Erweiterung von Präsenzveranstaltungen, eröffnet Veranstaltenden völlig neue Möglichkeiten, ihre Zielgruppen zu erreichen und ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen.

In diesem Artikel werfen wir einen  genaueren Blick auf die digitale Erweiterung von Präsenzveranstaltungen. Wenn Sie glauben, dass hybride Event nichts für Sie ist, wird dieser Artikel Sie vom Gegenteil überzeugen! Wir möchten Ihnen einen Überblick über dieses Veranstaltungsformat geben und hartnäckig bestehende Mythen aufklären. Viele Veranstaltende verbinden hybride Formate mit Herausforderungen und hohen Kosten. Dieser Artikel wird ihnen dabei helfen, dass auch Sie mit der digitalen Transformation durchstarten können.

1. Mythos: Eventplattformen sind nur nützlich bei virtuellen Veranstaltungen!

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihrer hybriden Veranstaltung liegt in der für Sie richtigen Integration digitaler Hilfsmittel und der richtigen Eventplattform. Die zummit Eventsuite bieten eine Vielzahl von digitalen Tools und Funktionen, die nicht nur bei virtuellen Veranstaltungen nützlich sind. Vielmehr helfen diese Veranstaltenden dabei, ihre Präsenzveranstaltung zu optimieren und das Eventerlebnis auf ein neues Level zu heben. Von der Planung und Organisation über die Ticketverwaltung bis hin zur Interaktion mit den Teilnehmenden bieten diese Plattformen innovative Lösungen, um die Vorteile von hybriden Events voll auszuschöpfen.

Mit Hilfe solcher Eventplattformen können Veranstaltende beispielsweise interaktive Elemente in ihre Veranstaltung integrieren, wie

• Live-Chats,
• Umfragen,
• Q&A-Sessions
• virtuelle Networking-Möglichkeiten.

Mit Hilfe der digitalen Interaktionsmöglichkeiten können Teilnehmenden aktiv am Geschehen teilnehmen, Fragen stellen, Meinungen austauschen und Kontakte knüpfen.

Darüber hinaus bieten Eventplattformen auch Funktionen zur effizienten Verwaltung von Veranstaltungen. Veranstaltende können beispielsweise mithilfe der Plattformen

• Teilnehmerdaten zentral verwalten,
• E-Mails verschicken
• Tickets verkaufen

 Auch das Reporting und die Auswertung von Veranstaltungsdaten werden erleichtert, um wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Events zu gewinnen.

Dank Eventplattformen wird die Planung und Durchführung von Präsenzveranstaltungen deutlich effizienter und die Interaktion mit den Teilnehmenden vereinfacht.

2. Mythos: Ein Hybrides Event verursacht viel zu hohe Kosten!

Die Veranstaltungsbranche in Deutschland besteht größtenteils aus Seminaren, Tagungen und Kongressen. Im Jahr 2022 machten „Business Events“ rund 60% aller Veranstaltungen aus! Traditionelle Präsenzveranstaltungen sind mit hohen Kosten für Unternehmen verbunden, insbesondere in Bezug auf Transport und Übernachtung. Etwa 20% dieser Geschäftsreisen dauern vier Tage oder länger. Unternehmen suchen folglich nach effizienteren Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter weiterzubilden und gleichzeitig die Arbeitszeit zu senken.

Die Vorteile der hybride Teilnahme für Unternehmen und Veranstaltende

Aus diesem Grund setzen Unternehmen vermehrt auf Veranstaltende, die virtuelle Teilnahmemöglichkeiten anbieten. Durch die Möglichkeit, Veranstaltungen online zu verfolgen, können Reise- und Übernachtungskosten reduziert bzw. ganz entfernt werden. Zudem ermöglicht die flexible Planung eine optimale Nutzung der Arbeitszeit. Dies eröffnet Unternehmen nicht nur die Chance, Kosten zu senken, sondern bietet auch Veranstaltenden neue Einnahmequellen durch erweiterte Teilnahmemöglichkeiten!

Durch die Einführung verschiedener Tickets, die sowohl die Präsenzteilnahme als auch die virtuelle Teilnahme oder den Zugriff auf Videos on Demand ermöglichen, erweitern Veranstaltende ihre potenzielle Zielgruppe erheblich.

Innovative Monetarisierungsmöglichkeiten durch VODs und globale Reichweite

Die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme ermöglicht einer größeren Anzahl von Personen an einem Event teilzunehmen, unabhängig von ihrem Standort oder anderen Verpflichtungen. Dadurch ergeben sich für Veranstaltende neue Möglichkeiten, mehr Tickets zu verkaufen. Durch die Erweiterung des Teilnehmerkreises steigt die Auslastung der Veranstaltung und somit auch der potenzielle Umsatz für die Veranstaltende.

Darüber hinaus bietet die Bereitstellung von Online-Videos die Möglichkeit, die Veranstaltung nachträglich zu vermarkten und völlig neue Formate zu schaffen.

Vielfältige Zugänglichkeit für internationales Publikum

Zum Beispiel können Videos kostengünstig in verschiedene Sprachen übersetzt und mit Untertiteln versehen werden, um ein breiteres internationales Publikum anzusprechen. Die aufgezeichneten Videos lassen sich auf verschiedene Weise monetarisieren, insbesondere bei Langzeitveranstaltungen können sie als Online-Reihe vermarktet werden, um zusätzliche Einnahmen zu generieren.

Langfristige Einnahmequellen durch Abo-Modelle

Abo-Modelle für Online-Videos können so eine langfristige Einnahmequelle darstellen. Obwohl eine hybride Veranstaltung anfangs mit zusätzlichen Kosten verbunden sein kann, können Sie Ihre Gewinne steigern und die Mehrkosten rentabel machen. Die vielfältigen Einnahmequellen, die sich aus der Bereitstellung von virtuellen Teilnahmemöglichkeiten und Videos on Demand ergeben, bieten Veranstaltenden die Möglichkeit, ihr Angebot zu diversifizieren und neue Einnahmeströme zu erschließen.

3. Mythos: Bei einem Hybriden Event habe ich doppelten Aufwand in der Planung!

Die Planung und Organisation von Veranstaltungen erfordern zweifellos viel Zeit und Mühe. Wenn es jedoch um hybride Events geht, besteht oft die Annahme, dass der Aufwand doppelt so hoch ist. Aber das ist ein Mythos!

Wenn Sie bereits Informationen und Materialien auf der Eventwebsite zur Verfügung gestellt haben, können Sie diese einfach in eine Eventplattform integrieren. Broschüren, Programme und andere Dokumente, die bereits digital verfügbar sind, können mühelos eingebunden werden. Außerdem können Ausstellende und Sponsoren ihre eigenen Informationen selbstständig aktualisieren. Eventplattformen bieten oft wiederverwendbare Vorlagen, die sich nahtlos in die Veranstaltung integrieren lassen. Dies spart Zeit und reduziert den Aufwand für die Erstellung neuer Inhalte erheblich.

Sie recyceln Ihre bereits vorhandenen Inhalte und können damit noch zusätzliche Umsätze generieren. Der minimale Mehraufwand wiegt sich also wieder auf.

4. Mythos: Teilnehmer haben kein Interesse an digitalen Funktionen und virtueller Teilnahme!

Die Zeiten haben sich geändert, und das Interaktionsverhalten der Teilnehmenden hat sich mit ihnen weiterentwickelt. Während persönliche Treffen zweifellos einen unschätzbaren Wert haben, hat die digitale Landschaft erstaunliche Wege geschaffen, wie Menschen miteinander in Verbindung treten, Ideen austauschen und wertvolle Kontakte knüpfen können. Ein Hybrid-Event integriert diese beiden Welten nahtlos und eröffnet damit eine Fülle von Interaktionsmöglichkeiten, die über die Beschränkungen eines rein physischen Events hinausgehen.

Interaktionsmöglichkeiten

Das Nutzen einer Eventplattform bietet den Teilnehmenden enorme Vorteile. Virtuelle Gäste können mit Ständen und anderen Anwesenden interagieren, auch wenn sie nicht persönlich vor Ort sein können. Mithilfe von Live-Chats und Q&A-Sessions können die Teilnehmenden aktiv am Event teilnehmen und Fragen stellen.

Bei einem hybriden Event können auch Präsenzteilnehmende über die Eventplattform Kontakte knüpfen und Kontaktdaten digital austauschen. Das erspart ihnen das Mitführen von Visitenkarten und erleichtert die Nachverfolgung und Organisation der Kontakte. Darüber hinaus können Veranstaltende Push-Benachrichtigungen und direkte E-Mails nutzen, um die Interaktion mit den Teilnehmenden zu fördern und sie auf dem Laufenden zu halten.

Digitale Unterlagen

Durch die Digitalisierung der Event-Dokumente lassen sich Informationen bequem auf ihren elektronischen Geräten speichern und bearbeiten, anstatt eine Vielzahl von physischen Unterlagen mit sich herumzutragen. Das erleichtert das Teilen und Organisieren von Informationen und spart den Teilnehmenden Zeit und Mühe. Präsenzteilnehmende haben die Möglichkeit, mit Hilfe eines digitalen Programmhefts auf ihrem Handy besser durch das Event zu navigieren. Dadurch können Vorträge während und nach dem Event besser koordiniert werden.

Digitale Inhalte und Downloads, die während des Hybrid-Events bereitgestellt werden, haben auch den Vorteil, dass sie auch nach dem Event weiter genutzt werden können. Ihre Langlebigkeit macht sie zu einer dauerhaften Bereicherung für die Teilnehmenden. Mithilfe von Analysetools lässt sich bequem auswerten, welche Inhalte am meisten genutzt werden. Nachträglich zur Verfügung stehendes Downloadmaterial kann von Ihnen auch kostenpflichtig angeboten werden. Ein Hybrid-Event bietet also nicht nur den Vorteil des persönlichen Netzwerkens für Präsenzteilnehmende, sondern ermöglicht auch eine vielfältige und interaktive Erfahrung für virtuelle Teilnehmende. Durch den Einsatz von Technologie und digitalen Tools können Veranstaltende die Interaktion und den Austausch zwischen

5. Mythos: Für Referierende bieten Hybride Events nur Nachteile!

Die Aussage „Für Referierende bieten hybride Veranstaltungen nur Nachteile!“ ist zu nichtzutreffend. Tatsächlich bieten hybride Veranstaltungen auch für Referierende viele Vorteile.

Erweiterte Reichweite

Durch die digitale Komponente einer hybriden Veranstaltung können Referierende ihr Publikum erheblich erweitern. Sie erreichen nicht nur die Teilnehmenden im Raum, sondern auch jene, die online dabei sind. Dies ermöglicht ihnen eine größere Reichweite und die Möglichkeit, mit einem breiteren Publikum zu interagieren.

Flexibilität

Hybride Veranstaltungen bieten Referierenden Flexibilität in Bezug auf ihre Präsentationsweise. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Vorträge sowohl persönlich vor Ort als auch virtuell ihre Vorträge halten, je nach ihren Präferenzen und Möglichkeiten. Dies erleichtert die Teilnahme internationaler Referierenden erheblich. Referierende können ihre Vorträge vorab aufzeichnen und diese dem Veranstaltende zur Verfügung stellen. Dadurch kann das Programm noch flexibler gestaltet werden. Bei Ausfall eines Vortragesaufgrund unvorhersehbarer Ereignisse, kannder Veranstaltende diese online zur Verfügung stellen.

Interaktionsmöglichkeiten

Durch die Integration digitaler Tools und Plattformen in hybride Veranstaltungen haben Referierende die Möglichkeit, interaktive Elemente einzuführen. Sie können beispielsweise Live-Abstimmungen, Chat-Funktionen oder Frage-und-Antwort-Sessions nutzen, um eine aktive Teilnahme der Zuhörerinnen und Zuhörer zu Fördern.

4. Netzwerkmöglichkeiten

Hybride Veranstaltungen bieten Referierenden die Möglichkeit, ihr professionelles Netzwerk zu erweitern. Sie können mit Teilnehmenden vor Ort in direkten Kontakt treten und auch online Verbindungen knüpfen. Dies führt in vielen Fällen zu neuen Kooperationsmöglichkeiten, weiteren Vortragseinladungen oder neuen beruflichen Chancen.

Veranstaltende können mit diesen attraktiven Vorteilen Referierende für ihre Veranstaltung gewinnen, müssen sich aber auch den rechtlichen Aspekten bewusst sein. Nutzungsrechte müssen vorab geregelt werden, um eine positive Veranstaltung für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Vor und Nachteile von Hybriden Events

Zusammenfassend lässt sich sagen: Hybride Events sind die Zukunft der Veranstaltungsbranche! Sie bieten eine Mischung aus physischer und virtueller Interaktion, die das Beste aus beiden Welten vereint. Veranstaltende, die bisher nur auf reine Präsenzveranstaltungen gesetzt haben, sollten die vielen Vorteile und Möglichkeiten von hybriden Events nicht unterschätzen.

Auch wenn es anfangs einige Herausforderungen geben mag, sind diese keine unüberwindbaren Hürden, sondern vielmehr Chancen, um lukrative Geschäftsmodelle zu entwickeln und bietet Mehrwerte für Ihre Teilnehmenden. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Technologien können Veranstaltende das Event-Erlebnis auf ein neues Level bringen und Bedürfnisse besser bedienen. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die Integration von digitalen Hilfsmitteln nicht nur eine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit, um mit den sich verändernden Anforderungen Schritt zu halten.

Also, worauf warten Sie noch? Nutzen Sie die Chancen, die hybride Events bieten, und gestalten Sie Ihr nächstes Event zukunftsorientiert!

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