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6 Digitale Funktionen, die Ihre Präsenzveranstaltung auf das nächste Level bringen

Digitale Transformation in der Eventbranche

Voraussichtliche Lesedauer: 10 Minuten


Mit dem Beginn des neuen Jahres stehen Unternehmen und Veranstaltende vor der Herausforderung, sich auf eine sich wandelnde Veranstaltungslandschaft einzustellen. In einer Ära, die von digitalen Transformationen und neuen Erwartungen geprägt ist, eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten, Veranstaltungen auf ein neues Niveau zu heben. Die vergangenen Monate haben gezeigt, dass sich bewährte Praktiken weiterentwickeln müssen, um den Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Welt gerecht zu werden. In diesem Kontext präsentieren wir sechs innovative digitale Funktionen, die im Jahr 2042 eine Veränderung in der Gestaltung von Präsenzveranstaltungen darstellen.

Viele der Tools, die während der Pandemie zur Umsetzung von hybriden und virtuellen Veranstaltungen genutzt wurden, bieten erhebliche Möglichkeiten, die Eventumsetzung zu verbessern. Was sich vor der Pandemie bewährt hatte, soll nicht aufgegeben, sondern optimiert werden. Die digitale Zukunft schreitet rasch voran und wer nicht jetzt darauf reagiert, riskiert von der Konkurrenz überholt zu werden. Die erfolgreiche Gestaltung des digitalen Wandels und die Integration in den Arbeitsalltag ist das Ziel.

Eine digitalisierte Veranstaltung muss nicht zwingend mit viel Aufwand verbunden sein. Genau genommen ist jede Veranstaltung, die Technologie jeglicher Art verwendet, praktisch schon Hybrid. Hybrid bedeutet nichts anderes als, „aus Verschiedenartigem zusammengesetzt, von zweierlei Herkunft.“ Wenn Sie während der Autofahrt statt einer Karte ein Navi verwenden, ist Ihre Autofahrt per Definition ein hybrides Ereignis. Der Unterschied zur Umsetzung einer Präsenzveranstaltung mit digitalen Hilfen ist im Wesentlichen: Sie haben sich bereits an das Navi gewöhnt; es ist kein Highlight für Sie. Sie nutzen die Technologie mittlerweile ganz selbstverständlich, um Ihren Alltag einfacher zu gestalten.

Dieses Gefühl für Technologie ist auch in der Umsetzung von Events möglich. Die Gewöhnung an Technologie im Alltag eröffnet neue Möglichkeiten, Events effektiver und zeitgemäßer zu gestalten. Im Folgenden stellen wir einige dieser digitalen Funktionen vor und zeigen, wie sie dazu beitragen können, Präsenzveranstaltungen moderner und erfolgreicher zu gestalten.

1. Nutzen Sie Eventanalyse Tools, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen

Daten sind Gold wert! Sie haben viel Mühe in Ihr Event gesteckt und die anschließende Nachbereitung kann sehr aufwendig sein. Verschenken Sie wertvolle Daten nicht! Sie sollten genau den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen können. Erleichtern Sie sich den Prozess, in dem Sie eine Eventmanagementsoftware nutzen, um Ihre Kennzahlen in nützliche Erkenntnisse umzuwandeln. Eine Eventmanagementsoftware wie zummit ermöglicht es Ihnen, die Interaktionen innerhalb der Eventplattform zwischen Teilnehmenden und Ihren zur Verfügung gestellten Inhalten zu analysieren und auszuwerten, um so Ihre zukünftigen Veranstaltungen gezielter zu planen und den Erfolg zu steigern.

Erzeugen Sie zusätzliche Umsätze:

Nutzen Sie die Chance, Ihre Messdaten auf einer Eventplattform wie zummit in aussagekräftige Analysedaten und Leadlisten umzuwandeln und so Ihren Kunden, wie beispielsweise Ausstellern und Sponsoren anzubieten. Zeigen Sie anhand der erhobenen Daten den Erfolg Ihrer Arbeit und nutzen Sie diese Erkenntnisse als Verkaufsargument für zukünftige Veranstaltungen.

Dank der anonymen oder personalisierten Reporte, die Sie von einer Plattform wie zummit erhalten können, wird die Auswertung Ihrer Daten noch einfacher und konkreter. Darüber hinaus erleichtert eine Eventplattform Ihnen auch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, da alles rechtliche im Vorfeld für Sie geregelt wird.

Ein Besucherreport in einem Aussteller-Dashboard auf der zummit Event-Plattform

Umfragen und Feedbackformulare

Um Ihre Analysedaten mit der subjektiven Wahrnehmung Ihrer Besucher zu vergleichen, bietet es sich an, online über eine Eventplattform Feedback von Ihren Besuchern einzuholen.

Die Feedback Funktion von Eventplattformen ermöglicht es Ihnen einfach und schnell, direktes Feedback von Ihren Besuchern zu erhalten. Ganz bequem könne Sie Vorlagen erstellen, um diese immer wieder für Ihre Events verwenden. „Wie zufrieden waren Sie mit der Vortragslänge?“ „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Veranstaltung weiterempfehlen?“ Mit diesen oder ähnlichen Fragen erfahren Sie mehr über die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Besucher.

Vorteile der online Feedbacks

1. Zeitaufwand sinkt für Sie und Ihre Teilnehmende

Eine Umfrage in Printform verursacht sowohl Zeit als auch Materialkosten. Warum drucken Sie also Fragebögen, wenn nur ein Bruchteil davon ausgefüllt zurückkommt? Online Umfragen bieten Ihren Teilnehmenden eine bequemere Möglichkeit an Umfragen teilzunehmen, ganz ohne Papierkram! Erhöhen Sie die Responsequote Ihrer Umfragen – die Akzeptanz ist bei den Teilnehmenden höher, da es schneller  
erledigt ist.

2. Erhaltene Daten können zeitnah ausgewertet werden

Sie erhalten die Antworten auf Ihre Fragen unmittelbar ohne Zwischenschritte. Der Weg von Erstellung der Umfrage bis zum Erhalt von konkreten Ergebnissen ist so erheblich verkürzt. Sie könne die Ergebnisse Ihrer Veranstaltung direkt in die Umsetzung Ihrer nächsten Veranstaltung integrieren. Dadurch können Sie effektiver arbeiten und die Qualität Ihrer Veranstaltungen kontinuierlich verbessern. Sie können so zukünftige Events noch erfolgreicher gestalten!

Ein Feedbackformular auf der Eventstartseite in der zummit Event Plattform

2. Teilnehmerzufriedenheit: Wie eine individuelle Event-App die Navigation auf Ihrer Veranstaltung vereinfacht

„Gibt es dafür keine App?“ Eine Frage, die sich der ein oder andere sehr wahrscheinlich schon häufiger gestellt hat. Eine App, mit der Ihre Teilnehmenden durch Ihr Event navigieren, wird bald kein nice to have, sondern ein must have sein. Flyer und Infobroschüren landen immer häufiger im Papierkorb und Kreuzchen in Programmheften möchte keiner mehr setzen. Die Lösung: Eine individuelle Event-App!

Individuellen Agenden und nachhaltige Dokumentenverwaltung:

Bieten Sie mit einer eigenen App Ihren Teilnehmenden die Chance, sich durch die Event Agenda besser zu navigieren. Durch das Markieren von persönlichen Favoriten, erstellen sie sich einen individuellen Zeitplan – ohne ständig in einem Programmheft blättern zu müssen. Ein Smartphone hat jeder dabei – ein Programmheft empfinden viele mittlerweile als unpraktisch und störend. Stellen Sie Broschüren und weitere Dateien für die Besucher Ihrer Veranstaltung online zur Verfügung. Hinterlegen Sie Dateien wie Lehrmaterial, Präsentationen und Broschüren, strukturiert zu dem jeweils relevanten Bereich in Ihrer Veranstaltung. Der Vorteil: Digitale Dokumente können zuhause bequem heruntergeladen werden. Sie sparen nicht nur Geld an Materialkosten und schonen die Umwelt: Sondern besitzen die Möglichkeit zusätzliche Dateidownloads kostenpflichtig anzubieten und so Ihre Einnahmen zu erhöhen!

Erleichterte Anfahrt

Ihre Veranstaltung hat verschiedene Locations? Kein Problem! Erleichtern Sie die Anfahrt für Ihre Besucher: Mit Knopfdruck auf die in der Eventplattform angegebene Adresse werden die Anfahrtsinformationen direkt in Google Maps übertragen. Ihre Teilnehmenden können so mit nur einem Klick die Adresse ins Navi übertragen und kommen so ganz entspannt und pünktlich an.

3. Networking leicht gemacht: Digitale Lösungen, um Kontakte auf Veranstaltungen zu knüpfen

Nutzen Sie eine Eventplattform wie zummit, um die Kommunikation bei Ihrer Veranstaltung auf das nächste Level zu bringen! Ihre Teilnehmenden profitieren erheblich von digitalen Möglichkeiten, ergänzend zum Präsenz-Networking – egal, ob vor, während oder nach der Veranstaltung.

Vorteile vor und während der Veranstaltung

Bieten Sie Ihren Besuchern noch vor Eventbeginn einen Überblick über alle Teilnehmenden. Für eine individuelle Übersicht können: Vorab Personen in der Plattform favorisiert und Informationen eingeholt werden.

Ein weiterer Mehrwert bietet, Kontaktdaten direkt in das Adressbuch des Smartphones herunterladen zu können. Dadurch wird das lästige Abtippen von Namen und Telefonnummern überflüssig und das Networking wird schnell und effizient gestaltet.

Oft fehlt die Zeit, mit mehreren Personen während der Veranstaltung zu sprechen. Chat Funktionen, wie es sie bei der Eventplattform von zummit gibt, ermöglichen es andere Teilnehmenden während des Events anzuschreiben oder anzurufen. So kann simpel ein Termin zu einem persönlichen Gespräch ausgemacht oder nach dem Event weiter in Kontakt geblieben werden.

Print: Das Medium der Vergangenheit

Ihre Besucher kommen von einer Veranstaltung nach Hause, haben eine Tüte voll mit Broschüren und dazu unzählige Visitenkarten im Portemonnaie.

A: Sie ordnen alles perfekt zu und übertragen die Informationen von den Visitenkarten direkt in ihr Adressbuch.

B: Sie lassen die Zettel an einem Ort und versprechen sich selbst, diese zeitnah zu bearbeiten.

Ob A oder B – beide Vorgehensweisen sind sehr zeitaufwändig. Viele Ihrer Teilnehmenden gehören zu Kategorie B und seien wir mal ehrlich: Werden die Informationen wirklich zeitnah aufgearbeitet? Eher wird es immer wieder vor sich her geschoben und es gehen dadurch wertvolle Kontakte verloren. Indem Sie von den oben genannten digitalen Funktionen Gebrauch machen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung bei den Teilnehmenden einen nachhaltig positiven Eindruck hinterlässt.

4. Eventkommunikation: Teilnehmende informieren und Interesse steigern  

Ein Vortrag wird verschoben oder fällt komplett aus? Oder wollen Sie Ihre Besucher einfach über den Start einer Veranstaltung informieren? Ohne viel Aufwand lassen sich über eine Eventmanagementplattform wie zummit Mails und Mitteilungen an Ihr Publikum senden. Die Möglichkeit der Zeitgesteuerten Mailings und Mitteilungen, vereinfacht Ihre Arbeit und schenkt Ihnen mehr Zeit. Bereiten Sie simpel vorab alles vor!

Treten Sie in Echtzeit mit Ihren Besuchern in Kontakt. Über Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone lassen sich zeitnah wichtige Informationen schnell verbreiten. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihre Besucher auf Produkte und weitere Veranstaltungen aufmerksam zu machen. So könne Ihre Teilnehmende schnell und effektiv Informationen erhalten, um so das Interesse und die Teilnahme zu steigern.  Generieren Sie zusätzliche Umsätze, indem Sie Ihren Kunden, wie zum Beispiel den Austellern, das Verschicken von einzelnen Mitteilungen/Mails in Rechnung stellen.

Eine Mitteilung in der zummit Event-App

5. Erweitern Sie Ihr Publikum und generieren Sie mehr Umsätze durch digitale Bereitstellung von Vorträgen als Videos

Es passiert immer wieder, dass Teilnehmende Vorträge verpassen oder Inhalte wiederholt ansehen möchten. Mit einer digitalen Bereitstellung der Vorträge als Videos in einer Plattform wie zummit können sich die Besucher noch nachträglich die Vorträge anschauen und eventuell Verpasstes aufholen. Wenn Sie weitere Umsätze generieren möchten, können Sie noch nach Ihrer Veranstaltung Tickets für die bereitgestellten Vorträge verkaufen. So simpel erweitern Sie Ihr Publikum und generieren mehr Umsätze durch Bereitstellung von Vorträgen als Videos on demand.

6. Umweltbewusstes Eventmanagement

Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind weitere ausschlaggebende Faktoren, die Sie überzeugen sollten. Sparen Sie Geld und schonen Sie die Umwelt indem Sie weniger Print Flyer etc. drucken lassen. Durch die Bereitstellung von digitalen Inhalten, können Besucher und Referierende von zuhause aus am Event teilnehmen. Das spart die Nutzung von umweltbelastenden Transportmitteln und bietet die Möglichkeit qualifizierte Referierende aus anderen Städten oder auch Ländern dazuzuschalten. Damit leisten Sie einen aktiven Beitrag zum Klimaschutz.

Fazit- Der Konkurrenz ein Schritt voraus

Insgesamt zeigt dieser Artikel, dass digitale Funktionen und ihre Integration in die Veranstaltungsplanung nicht nur einfach ist, sondern auch große Vorteile bietet und dazu beitragen kann, dass eine Veranstaltung noch erfolgreicher wird. Immer mehr Veranstalter setzen deshalb auf Events mit digitalen Möglichkeiten und immer mehr Teilnehmende wissen das zu schätzen. Mit digitalen Inhalten und Events sind Sie Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus.


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