Planen Sie gerade ein aufregendes virtuelles Event oder möchten Sie die Grenzen zwischen virtueller und realer Welt mit einer hybriden Veranstaltung verschwimmen lassen? Dann gibt es eine wichtige Angelegenheit, die Sie nicht aus den Augen verlieren dürfen: den Datenschutz bei Veranstaltungen! Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat in diesem Bereich klare Regeln aufgestellt, die für Veranstaltende über Event-Plattformen von großer Bedeutung sind.

Die Datenschutzgrundverordnung einfach erklärt

In der digitalen Ära, in der persönliche Informationen zur Währung geworden sind, ist es wichtiger denn je, unsere Daten zu schützen. Genau hier kommt die Datenschutzgrundverordnung ins Spiel. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein europäisches Gesetz, welches zum Ziel hat, den Schutz personenbezogener Daten zu stärken und die Privatsphäre von EU-Bürgern zu gewährleisten. Die DSGVO trat im Jahr 2018 in Kraft und gilt für alle Unternehmen, Organisationen und Plattformen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Die DSGVO hat dabei klare Ziele vor Augen: Sie soll sicherstellen, dass personenbezogener Daten auf rechtmäßige, faire und transparente Weise gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden. Sie setzt Grundsätze wie Datensparsamkeit, Integrität und Vertraulichkeit fest, um sicherzustellen, dass Unternehmen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen umgehen. Sie setzt hohe Standards und fordert angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz unserer Daten. Und sie meint es ernst, denn bei Verstößen drohen saftige Geldbußen.

Um Ihnen zu helfen, diese zu vermeiden, haben wir die wichtigsten datenschutzrechtlichen Anforderungen und Verantwortlichkeiten zusammengestellt, die für Sie als Veranstaltende von virtuellen oder hybriden Events maßgeblich sind.

Die Anforderungen vom Datenschutz an Veranstaltungen

11 Kapitel und 99 Artikel – das ist die Gesamtlänge der Datenschutzgrundverordnung. So werden Sie sich zu Recht fragen, was für Sie als Veranstalter einschlägig ist. Während wir keinesfalls Anspruch auf Vollständigkeit erhoffen oder eine Beratung durch einen Fachanwalt zu ersetzen, haben wir bei zummit eine kompakte Liste der wichtigsten datenschutzrechtlichen Anforderungen für Sie und Ihre virtuellen oder hybriden Veranstaltungen zusammengestellt[i].

Rechtlich abgesichert: Art. 6: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Bevor Sie personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie sich zunächst vergewissern, dass die Bearbeitung auf rechtmäßige Weise erfolgt. Hierfür ist das Vorliegen einer rechtlichen Grundlage entscheidend. Im Artikel 6 der DSGVO sind sechs grundlegenden Voraussetzungen dargelegt, nach denen die Bearbeitung gestattet ist. Zu den häufigsten Gründen für die Datenbearbeitung zählen die aktive Einwilligung der Teilnehmenden und die Erfüllung eines Vertrags.

Während Letzteres wesentlich geradliniger abläuft, kann die Erteilung einer Einwilligung ein weitaus komplizierterer Prozess sein. Soll die Verarbeitung darauf beruhen, sollen Sie nachweisen zu können, dass diese Person in die Verarbeitung ihrer Daten eingewilligt hat. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, hat sich mittlerweile der Double-Opt-In-Prozess durchgesetzt. Außerdem haben die Eingewilligten das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dabei soll sichergestellt werden, dass der Widerrufprozess ebenso einfach wie die Erteilung der Einwilligung ist.

Transparenz muss sein: Art. 13 und 14: Informationspflichten

Transparenz ist der Schlüssel zum Vertrauen der Teilnehmenden. Deswegen sollen Sie auch ihre Kunden klar und verständlich über die Art und Weise der Datenverarbeitung informieren. Zu welchem Zweck werden die Daten genutzt, wer erhält Zugriff auf die Daten und welche Rechte haben die Teilnehmenden? Lassen Sie keine Fragen offen!

Meinung geändert: Art. 17: Recht auf Vergessenwerden

Teilnehmende haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten von der Event-Plattform zu verlangen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Rechtsmäßigkeit der Datenverarbeitung allein auf einer Einwilligung beruht. Sollte keine weitere Bedingung zur Datenverarbeitung zutreffen, wie ein Vertrag, so sollten Sie alle mit dieser Person verbundenen Daten löschen. Als Veranstaltende sollten Sie sicherstellen, dass Sie solche Anfragen ernst nehmen und ihnen nachkommen.

Klug gewählt ist halb gewonnen: Art. 25: Datenschutz bei Events durch Technikgestaltung

Als Veranstalter müssen Sie auch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um den Datenschutz bei ihren Veranstaltungen zu gewährleisten. Insbesondere bei der Auswahl einer Event-Plattform ist es wichtig sicherzustellen, dass diese den Anforderungen der DSGVO entspricht.

Eine geeignete Plattform sollte über datenschutzfreundliche Voreinstellungen verfügen. Diese garantieren, dass nur die für den spezifischen Verarbeitungszweck notwendigen personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden. Dadurch lässt sich die Datenmenge minimieren und der Datenschutz der Teilnehmenden stärken. Dies kann etwa so gestaltet werden, dass alle Teilnehmenden den Zugriff auf ihre Daten selbst kontrollieren und einschränken können. Zusätzlich ist es wichtig, dass die Plattform angemessene technische Maßnahmen implementiert, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das minimiert auch das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Datenpannen vermeiden: Art. 32: Sicherheit der Verarbeitung

Der Datenschutz bei Veranstaltungen ist unerlässlich. Deswegen müssen Sie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Für digitale Events, bei denen eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist ein hohes Maß an Datensicherheit unerlässlich. Als Veranstaltende müssen Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselungstechnologien, Zugangskontrollen, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Notfallpläne implementieren. So minimieren Sie das Risiko von Datenpannen, unbefugtem Zugriff und Missbrauch. So stellen Sie sicher, dass die Daten ihrer Teilnehmenden geschützt sind und stärken das Vertrauen in Ihre Veranstaltungen.

Der Hüter aller Daten: Art. 37-39: Datenschutzbeauftragter

Unter bestimmten Umständen müssen Sie auch einen Datenschutzbeauftragten benennen, der die Einhaltung der Datenschutzvorschriften überwacht und berät. Dies betrifft Sie insbesondere dann, wenn Sie entweder eine Behörde oder öffentliche Stelle sind, wenn Ihre Haupttätigkeit in der umfangreichen Überwachung von betroffenen Personen besteht oder wenn Sie besonders sensible Daten verarbeiten. In diesen Fällen müssen Sie sicherstellen, dass Sie die entsprechenden Anforderungen erfüllen und einen kompetenten Ansprechpartner an ihrer Seite haben!

Daten auf Welttournee: Art. 44-50: Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer

Digitale Events ermöglichen oft eine globale Reichweite, bei der Teilnehmende aus verschiedenen Ländern auf die Event-Plattform zugreifen. In solchen Fällen kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Drittländer zu übermitteln, sei es zur Registrierung, zur Verarbeitung von Zahlungen oder zur Bereitstellung personalisierter Inhalte.

Als Veranstaltende sollten Sie darauf achten, dass die ausgewählte Event-Plattform oder andere Dienstleister, die personenbezogene Daten verarbeiten, angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen. Das ist wichtig, um die Rechtmäßigkeit bei der Datenübermittlung in andere Länder sicherzustellen. Außerdem sollten Sie die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Drittländer überprüfen und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen ergreifen. So schützen Sie die Rechte und Freiheiten Ihrer Teilnehmenden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es immer ratsam, Partner in Deutschland zu wählen, um sicherzustellen, dass das europäische Recht entsprechend zur Anwendung kommt.

Transparenz und Informationspflichten

Neben all den oben genannten Anforderungen, sind auch die Gewährleistung von Transparenz und die Erfüllung von Informationspflichten von großer Bedeutung. Als Veranstaltende stehen Sie vor der Aufgabe, die Teilnehmenden über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren und ihnen ein Verständnis für den Umgang mit ihren Daten zu vermitteln.

Eine zentrale Anforderung ist die Bereitstellung einer Datenschutzerklärung auf der Event-Plattform. Diese Erklärung dient als wichtiges Instrument, um den Teilnehmenden eine klare Übersicht darüber zu geben, wie ihre Daten verarbeitet werden. In der Datenschutzerklärung sollten unter anderem die Zwecke der Datenverarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten sowie die Dauer der Datenspeicherung angegeben werden. Durch die Bereitstellung dieser Informationen schaffen Veranstaltende Vertrauen und ermöglichen den Teilnehmenden, eine informierte Entscheidung zu treffen.

Neben der Datenschutzerklärung müssen Sie auch bestimmte Informationspflichten gegenüber den Nutzenden erfüllen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Teilnehmenden darüber informieren, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage. Zudem sollen Sie transparent kommunizieren, welche Tracking-Technologien zum Einsatz kommen und welche Möglichkeiten der Kontrolle und Deaktivierung den Nutzern zur Verfügung stehen.

Rechte der Nutzer

Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet, schreibt die DSGVO Ihnen als Veranstaltende nicht nur Anforderungen vor, sondern gewährt auch jedem von uns, in unserer Rolle als Nutzende, oder laut Gesetzesdefinition betroffenen Personen, Rechte. Wir haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, wie unsere Daten verarbeitet werden. Wir können ungenaue Informationen korrigieren lassen und unter bestimmten Umständen sogar die Löschung unserer Daten verlangen. Wenn wir mit der Verarbeitung unserer Daten nicht einverstanden sind, haben wir das Recht, Widerspruch einzulegen. Werfen wir also einen Blick darauf!

Recht auf Auskunft

Ihre Teilnehmende haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten von Ihnen erfasst und verarbeitet werden. Als Veranstaltende sollten Sie transparent sein und den Teilnehmenden auf Anfrage Auskunft darüber geben, welche Daten Sie über sie gespeichert haben und zu welchem Zweck Sie diese verwenden.

Recht auf Berichtigung

Sollen Teilnehmende feststellen, dass ihre Daten ungenau oder unvollständig sind, haben sie das Recht, eine Korrektur zu verlangen. Als Veranstaltende sollten Sie sicherstellen, dass Sie solche Korrekturen schnell vornehmen können, um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten.

Recht auf Löschung

Unter bestimmten Umständen haben Teilnehmende das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies könnte der Fall sein, wenn die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

Recht auf Einschränkung

Teilnehmende haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dies könnte etwa der Fall sein, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung rechtswidrig ist. Als Veranstaltende sollten Sie solche Einschränkungsanfragen sorgfältig prüfen und die Daten entsprechend behandeln.

Widerspruchsrecht

Teilnehmende haben auch das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten aus berechtigten Gründen zu widersprechen. Dies trifft jedoch nicht zu, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen. Auf der Event-Plattform sollen Teilnehmende leicht und klar erkennen können, wie sie von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen können.

Datenschutz bei Veranstaltungen in der Umsetzung

Um den Teilnehmenden die Ausübung ihrer Datenschutzrechte zu ermöglichen, sollten Sie hierfür klare Verfahren etablieren. Hierbei ist es wichtig, dass die Voraussetzungen und der Vorgang für die Ausübung dieser Rechte transparent und einfach zugänglich sind. Als Veranstaltende sollten Sie einen klaren Kommunikationskanal bereitstellen, über den Teilnehmende ihre Datenschutzrechte geltend machen können. Dies könnte beispielsweise eine spezielle E-Mail-Adresse oder ein Online-Formular sein. Bei der Bearbeitung von Anfragen sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Identität der Antragsteller überprüfen, um Missbrauch zu verhindern. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Anfragen zeitnah bearbeitet und die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um den Teilnehmenden ihre Rechte zu gewähren. Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Auskunft über die gespeicherten Daten, die Berichtigung von ungenauen Daten oder deren Löschung. Es ist auch wichtig, den Nutzenden klar mitzuteilen, welche Informationen sie bereitstellen müssen, um ihre Rechte auszuüben, und wie lange die Bearbeitung ihrer Anfrage dauern wird.

Datensicherheit auf Event-Plattformen

Der Datenschutz bei Veranstaltungen ist zweifellos ein wichtiges Thema. Doch welche praktischen Aspekte müssen Sie bei der Auswahl einer Eventplattform beachten? Die Anforderungen können variieren, je nach den benötigten Funktionen und dem Umfang personenbezogener Daten. Hier ist ein grober Überblick über die Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Datenschutzrichtlinien: Überprüfen Sie, ob die Event-Plattform klare und transparente Datenschutzrichtlinien hat, die den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen.
• Sicherheitsmaßnahmen: Stellen Sie sicher, dass die Plattform angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat, um die Vertraulichkeit und Integrität der gesammelten Daten zu schützen. Dazu gehören etwa:
  • Verschlüsselung: Die Website und Plattform sollen die höchsten Sicherheitsstandards erfüllen, um Ihre Daten zu schützen. Bei zummit wird dies durch die Verwendung von TLS (Transport Layer Security) Zertifikaten sichergestellt. Diese Verschlüsselung lässt sich durch das “https://” am Anfang der Website-Adresse erkennen. Ein solcher verschlüsselte Datentransfer erschwert es potenziellen Angreifern, die übertragenen Informationen abzufangen oder zu manipulieren. Dadurch wird auch sichergestellt, dass vertrauliche Informationen wie Passwörter, Kreditkartendaten oder persönliche Informationen während der Übertragung geschützt bleiben.
  • Double-Opt-In: Eine weitere wichtige Sicherheitsmaßnahme ist das so genannte Double Opt In. Damit lässt sich sicherstellen, dass die registrierte E-Mail-Adresse auch tatsächlich den Nutzenden gehört, da diese sie erst bestätigen müssen.
• Datenverarbeitung: Prüfen Sie, wie die Plattform personenbezogene Daten verarbeitet und welche Kontrollmöglichkeiten Sie als Veranstaltende haben. Achten Sie darauf, dass die Daten nur für den vereinbarten Zweck verwendet werden.
• Einwilligung und Widerruf: Stellen Sie sicher, dass die Plattform Mechanismen zur Einholung und Dokumentation von Einwilligungen bietet. Ebenso sollte ein einfacher Prozess zum Widerruf von Einwilligungen vorhanden sein.
• Datenübertragung: Im besten Fall wählen Sie eine Plattform, die in Deutschland ansässig ist und mit Partnern arbeitet, die ebenfalls hierzulande niedergelassen sind. Somit werden keine personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen, ohne dass dies notwendig ist.

Zusammenfassung

Durch die Länge der Datenschutzgrundverordnung wird deutlich, dass das Thema recht kompliziert und überwältigend sein kann. So ist auch der Datenschutz bei Veranstaltungen kein Heimspiel. Es sind nicht nur eine Vielzahl von juristischen Aspekten zu beachten, sondern auch komplexe technische Lösungen, die umgesetzt werden müssen, um sicherzustellen, dass Events über Online-Plattformen rechtskonform und datenschutzfreundlich erfolgen. So ist es der sicherste Weg, eine kompetente und vertrauenswürdige Eventplattform als Partner zu wählen, die unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung konzipiert ist und Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit bietet – insbesondere wenn es um personenbezogene Daten geht.

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Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel vorgestellten Informationen nur eine allgemeine Übersicht darstellen und die konkreten Anforderungen je nach den spezifischen Umständen und Gegebenheiten Ihres Veranstaltungsformates variieren können. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie die Datenschutzanforderungen korrekt erfüllen, empfiehlt sich eine rechtliche Beratung einzuholen oder die spezifischen Richtlinien und Leitlinien der Datenschutzbehörden zu konsultieren. Seien Sie auf der sicheren Seite und machen Sie Datenschutz bei Ihren Veranstaltungen zu Ihrer Priorität – Ihre Teilnehmende werden es Ihnen danken!