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Ob Online-Konferenz oder Live-Event: Ein gut kuratiertes Programm ist nur dann erfolgreich, wenn es auch beim Publikum ankommt. Doch viele Veranstalter kennen das Problem – spannende Sessions werden übersehen, Top-Speaker sprechen vor halbvollem (virtuellem) Raum, und das, obwohl das Programm längst veröffentlicht wurde. Der Grund liegt oft weniger in der Qualität des Inhalts, sondern in der Art der Kommunikation. Informationen gehen verloren, weil sie nicht dort landen, wo sie im Alltag der Teilnehmenden gebraucht werden: im Kalender.
Das Problem klassischer Event-Kommunikation
Viele Veranstalter setzen noch immer auf statische PDFs, lange Webseiten oder eine Bestätigung per E-Mail. Das klingt erstmal vielleicht normal – das machen ja doch alle so – doch im stressigen Veranstaltungsalltag verlieren sich selbst motivierte Besucher schnell im Informationsdschungel und den vielen Kanälen. Wer zwischen E-Mail, Event-Website, Streaming-Plattform, Notizbuch und co hin- und herspringen muss, riskiert, den Überblick zu verlieren. Und damit auch den Anschluss.
Teilnehmende wollen heute mehr als nur ein Ticket – sie wünschen sich personalisierte, digitale und reibungslose Erlebnisse. Und das alles bietet Ihnen eine Event-Plattform. Doch um sicherzustellen, dass Ihre Events nicht untergehen, ist auf eine einfache Funktion zurückzugreifen, und zwar den Kalendereintrag.
Der digitale Kalendereintrag als Schlüssel zur Sichtbarkeit
Mit der Funktion des digitalen Kalendereintrags von zummit können Vorträge nun ganz einfach aus der Programm-Agenda herunterladen und direkt in den eigenen digitalen Kalender hinzugefügt werden. Kein mühsames Notieren von Zeiten und Orten mehr, kein Stress, etwas zu vergessen. So haben Ihre Teilnehmer immer den Überblick und die Event-Planung ist leichter denn je.
Der Eintrag in den digitalen Kalender ist schnell gemacht: Ein Klick auf das Vortragsmenü und der Vortrag ist gespeichert. Mit dieser neuen Funktion können Teilnehmende jederzeit und überall auf ihren Event-Plan zugreifen. Überall, wo sie Zugang zu ihrem digitalen Kalender haben, können Sie auch auf Ihre Konferenzpläne zugreifen.
Die Mehrwerte des Kalendereintrags
Die Mehrwerte für Veranstalter
- Reduzierung von No-Shows
Was im Kalender steht, verrät selten in Vergessenheit. Mit einem einfachen Kalendereintrag können Sie als Veranstalter dafür sorgen, dass die Zahl der No-Shows spürbar sinkt.
Was im Kalender steht, gerät selten in Vergessenheit. Mit einem einfachen digitalen Kalendereintrag können Sie als Veranstalter dafür sorgen, dass mehr Teilnehmende auch wirklich erscheinen. Ein fester Platz im persönlichen Kalender erhöht die Verbindlichkeit spürbar.
- Bessere Kundenerfahrung & reibungsloses Event-Erlebnis
Teilnehmende behalten ihren individuellen Ablauf jederzeit im Blick – direkt in ihrer gewohnten Kalenderumgebung. Das reduziert organisatorische Rückfragen, entlastet das Event-Team und sorgt für ein entspannteres Gesamterlebnis. Dank Kalendereintrag inklusive direktem Link zur Session gelingt auch die Zuschaltung zum Beitrag schnell und ohne Umwege.
- Gezielte Bewerbung von Programmpunkten
Der Kalendereintrag hilft nicht nur bei der Planung und Zuschaltung – sondern auch bei der Bewerbung. Wichtige Vorträge oder Keynotes lassen sich direkt mit einem Kalendereintrag verknüpfen, z. B. in einem Newsletter. So können Sie gezielt auf Programmhöhepunkte aufmerksam machen und die Teilnahme mit nur einem Klick ermöglichen. Je niedriger die Einstiegshürde, desto höher die Beteiligung – und desto größer der Erfolg einzelner Sessions.
Die Mehrwerte für Teilnehmende
- Persönliche Agenda auf Knopfdruck
Die Teilnehmer können sich gezielt die Programmpunkte in den Kalender herunterladen, die sie wirklich interessieren. So entsteht eine individuelle Agenda, die klar strukturiert ist und sich einfach nutzen lässt – ganz ohne umständliches Durchsuchen langer Programmlisten.
- Planungssicherheit & Zeitmanagement
Eine persönliche Agenda kann auch mithilfe der Favoritenfunktion innerhalb der Event-Plattform erstellt werden. Der Kalendereintrag bietet jedoch den zusätzlichen Vorteil, dass sich berufliche und private Termine mit den wichtigen Zeitslots aus der Veranstaltung abstimmen lassen. Dank der festen Zeitblöcke im Kalender lässt sich der Veranstaltungstag besser organisieren, was für mehr Ruhe und Überblick sorgt.
- Automatische Erinnerungen
Einmal eingetragen, übernimmt der Kalender den Rest. Die ausgewählte Kalender-App kann Erinnerungen zu einem im Voraus individuell festgelegten Zeitpunkt verschicken – so wird kein Programmpunkt mehr vergessen.
- Einheitlicher Zugriff auf allen Geräten
Ob unterwegs mit dem Smartphone oder am Laptop im Büro – der eigene Eventplan ist überall verfügbar, wo die Kalender-App installiert ist. Durch den direkten Link zur Session im Kalendereintrag ist auch der Zugang zum Event-Inhalt schnell gefunden – ohne langes Suchen. Das sorgt für ein reibungsloses Erlebnis und vermeidet Frust durch technische Hürden.
Wie geht das?
Der Weg zum persönlichen Eventplan ist denkbar einfach – und funktioniert in wenigen Schritten:
- Vortrag auswählen: Teilnehmer wählen die für sie spannenden Vorträge aus der Agenda aus.
- Kalendereintrag exportieren: Mit nur einem Klick lässt sich der gewählte Programmpunkt als Kalendereintrag im standardisierten .ics-Format herunterladen – kompatibel mit allen gängigen Kalenderanwendungen.
- In den eigenen Kalender importieren: Der Kalendereintrag kann nun direkt in den persönlichen Kalender (z. B. Outlook, Google Calendar, Apple Kalender) eingefügt werden. Datum, Uhrzeit, Vortragstitel und sogar der direkte Zugangslink zur Session sind automatisch enthalten.
Fertig – so einfach wird aus einem Programmpunkt ein persönlicher Termin mit Sofortzugriff.
Schluss
Der digitale Kalendereintrag mag auf den ersten Blick wie ein kleines Feature wirken – doch er hat das Potenzial, das Event-Erlebnis spürbar zu verbessern. Für Veranstalter bedeutet er weniger No-Shows, weniger Rückfragen und mehr Planbarkeit. Für Teilnehmende schafft er Übersicht, Struktur und ein individuelles Erlebnis auf Knopfdruck.
