In der dynamischen Welt des Event-Managements sind Zeit und Effizienz entscheidend. Ob Sie Konferenzen, Messen, Workshops oder Firmenveranstaltungen organisieren – jedes Event erfordert Zeit für eine sorgfältige Planung und Koordination. Mit der richtigen Prozessautomatisierung können Sie aber viele zeitaufwändige Aufgaben im Event-Management automatisieren und Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Die Automatisierung im Event-Management ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Gestaltung eines unvergesslichen Erlebnisses für Ihre Teilnehmer. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen fünf wesentliche Möglichkeiten, wie Sie durch Workflow-Automatisierung und effizientes Workflow-Management Ihre Prozesse optimieren, Zeit sparen und Ihre Events erfolgreicher gestalten können.

Automatisierte Anmeldungs- und Registrierungsprozesse

Automatisierte Anmeldungs- und Registrierungsprozesse sind entscheidend für einen effizienten Workflow im Event-Management. Sie helfen, den gesamten Registrierungsablauf zu vereinfachen und zu beschleunigen, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen und Fehler minimieren können.

Vereinfachte Registrierung

Die Prozessautomatisierung kann bereits im ersten Schritt beginnen, nämlich bei der Teilnehmerregistrierung. Teilnehmer können sich schnell und einfach online registrieren, ohne dass manuelle Eingabe oder Datenpflege von Ihrer Seite erforderlich sind. Dies reduziert Fehler und erleichtert die Datenerfassung.

Hierfür haben Sie zwei Optionen: Entweder wählen Sie eine Eventplattform, die diese Funktion bereits integriert hat, oder Sie nutzen eine Plattform mit einer Schnittstelle, die die neuen Daten automatisch und in Echtzeit in Ihr Bestandssystem überträgt.

Automatische Bestätigungen und E-Tickets

Nach der Registrierung sorgt die Workflow-Automatisierung dafür, dass Teilnehmer automatisch Bestätigungs-E-Mails erhalten – ganz ohne manuelles Eingreifen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Bei kostenpflichtigen Events verschickt die Event-Plattform zudem automatische Zahlungsbestätigungen, sobald eine Zahlung eingeht.

Auch der Ticketversand wird durch die Prozessautomatisierung vereinfacht. Physische Tickets müssen nicht mehr gedruckt und verteilt werden, was Ihnen nicht nur Zeit spart, sondern auch den Teilnehmern zugutekommt. Diese haben ihre Tickets jederzeit digital zur Hand.

Smarte Formulare

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der modernen Workflow-Automatisierung im Event-Management Bereich sind smarte Formulare. Deren dynamischen Felder ermöglichen eine zielgerichtete Datenerhebung und die subsequente Segmentierung der Teilnehmer.

Aber auch die Benutzerfreundlichkeit der Formulare wird dadurch erhöht, da den Teilnehmern keine redundanten Fragen und Felder angezeigt werden. Basierend auf den gesammelten Daten können dann personalisierte Nachrichten versendet werden, die das Engagement der Teilnehmer erhöhen.

Ticketing und Zahlungsabwicklung

Eine weitere wichtige Prozessautomatisierung betrifft das Ticketing sowie die damit einhergehende Zahlungsabwicklung. Auch hier handelt es sich um einen sich repetitiven Prozess, der aber gleichzeitig viele Schritte erfordert. Die Automatisierung dieser Prozesse spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Teilnehmererfahrung.

Automatisierte Bestandskontrolle

Einer der wichtigsten Vorteile der Automatisierung im Veranstaltungsmanagement ist definitiv die automatisierte Bestandskontrolle. Wenn Sie Veranstaltungen mit begrenzten Plätzen oder anderen Arten von begrenzten Gütern veranstalten, dann ist das Verlassen auf manuelle Aktualisierungen der verbleibenden Verfügbarkeiten ein sicherer Weg, um Fehler oder Überbuchungen in Ihrem System zu tätigen.

Ein automatisierter Ticketingverfahren hilft, die Platzbelegung direkt zu verwalten und Überverkauf zu vermeiden. Sobald ein Ticket verkauft ist, wird das systemübergreifend aktualisiert, sodass Überbuchungen praktisch unmöglich sind.

Automatisierte Zahlungsprozesse

Durch die Integration oder Schaffung einer Schnittstelle zu Zahlungssystemen in Ihrer Event-Plattform können Sie sofortige Zahlungen und deren Buchung im System ermöglichen. Dies ist ein wesentlicher Schritt zur Prozessautomatisierung, da es den Zahlungsablauf vereinfacht und sicherstellt, dass alle Transaktionen reibungslos und effizient ablaufen.

So werden nicht nur die Erwartungen Ihrer Teilnehmer an eine sofortige Bearbeitung ihrer Anfragen erfüllt, sondern es ist auch für die Eventmanager komfortabler, da alle Informationen direkt auf der Plattform gespeichert und verfügbar sind.

Zahlungskontrolle und Mahnwesen

Die Prozessautomatisierung endet aber doch nicht mit dem Zahlungseingang. Der automatisierte Zahlungsprozess ermöglicht im nächsten Schritt auch die vollautomatische Rechnungsstellung und Versand per E-Mail. Bei Bedarf kann der Workflow auch halbautomatisiert werden, sodass zunächst ein maschinell erstellter Rechnungsentwurf kontrolliert und anschließend die Rechnung manuell versendet wird.

Darüber hinaus lassen sich Fälligkeiten und Zahlungseingänge kontinuierlich und automatisch überwachen. Sollte eine Zahlung ausbleiben, sorgt das integrierte Mahnwesen dafür, dass automatisch Mahnungen verschickt werden – ohne dass Sie eingreifen müssen.

Datenübertragung an Buchhaltungsprogrammen

Um den administrativen Aufwand weiter zu minimieren, werden alle buchhaltungsrelevanten Daten automatisch an Ihr Buchhaltungsprogramm oder direkt an Ihren Steuerberater übermittelt. Dadurch haben Sie immer einen klaren Überblick über Ihre Finanzen, ohne dass Sie manuell Daten exportieren oder weiterleiten müssen. So bleibt mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Teilnehmermanagement und CRM

Die Teilnehmerregistrierung und das Ticketing sind nur die Spitze des Eisbergs in Sachen Teilnehmerverwaltung. Es gibt viele weitere Aspekte des Teilnehmermanagements, die automatisiert werden können, wie z.B. Datenmanagement, Kommunikation oder die Event-Nachbereitung.

Daten- und Informationsmanagement

Eine zentralisierte Plattform, die alle Event-Daten speichert und leicht zugänglich macht, ist die Grundlage für effizientes Teilnehmermanagement und die Workflow-Automatisierung. Solche Plattformen aktualisieren Daten in Echtzeit, um stets aktuelle Informationen über Registrierungen, Zahlungen und Teilnehmerstatus zu gewährleisten.

Bei der Auswahl einer solchen Plattform ist es wichtig, dass die Möglichkeiten der Datenverwaltung über die reine Speicherung von Daten zur aktuellen Veranstaltung hinausgehen. Mithilfe einer professionellen Eventplattform können Sie eine 360 Grad, eventübergreifende Teilnehmerhistorie betrachten – angefangen von den Stammdaten, über alle gebuchten und besuchten Veranstaltungen, den Status, Teilnehmertyp und vieles mehr.

Automatisierte Kommunikation

Die Kommunikation ist einer der zeitaufwändigsten Prozesse im Bereich des Eventmanagements. Mit einer Event-Plattform, die über sämtliche Informationen verfügt, können Sie die Kommunikation nicht nur automatisieren, sondern auch personalisieren, sodass diese für die Teilnehmer möglichst relevant ist. Es können sowohl zeitgesteuerte als auch Trigger-Mailings genutzt werden, um verschiedenste Informationen zu versenden, wie zum Beispiel:

• Erinnerungen und Benachrichtigungen: Sie können automatisierte Erinnerungs-E-Mails verwenden, um die Teilnahmequote zu erhöhen. Für Benachrichtigungen während der Veranstaltung können Sie zeitgesteuerte Mitteilungen bzw. Push-Benachrichtigungen verwenden, um Ihr Publikum gezielt und im richtigen Moment anzusprechen.
• Cross-Selling: Nutzen Sie automatisierte E-Mails, um zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die für die Teilnehmer interessant sein könnten.
• Updates: Versenden Sie automatische Updates in der Form von E-Mail-Bestätigungen, wenn sich der Status eines Teilnehmers ändert, z.B. von “registriert” zu “autorisiert”.
• Check-In und Badges: Automatisieren Sie den Check-In-Prozess durch den Versand von E-Tickets mit QR-Codes, die beim Event gescannt werden können. Badges können ebenfalls automatisch erstellt und ausgedruckt werden.

Feedback-Erfassung

Nicht nur die Pre-Event-Phase, sondern auch die Nachbereitungsphase, kann automatisiert werden, indem etwa die Feedback-Fragebogen zu einem gewünschten Zeitpunkt verschickt werden. Der Versand der Feedback-Formulare über die Plattform erlaubt eine nahtlose Prozessautomatisierung, bündelt die Kommunikation und ermöglicht eine schnelle digitale Auswertung, die sowohl Zeit spart als auch Fehler vermeidet.

Workflow-Automatisierung des Content-Managements

Veröffentlichung von Video on Demand

Eine enorme Entlastung bieten die Prozessautomatisierungen im Bereich des Content-Managements. Professionelle Event-Plattformen bieten die Möglichkeit, Inhalte zeitgesteuert zu veröffentlichen und wieder aus der Plattform zu entfernen. Somit können Sie etwa Vorträge im Voraus aufnehmen und ausgerechnet zum Vortragsstart zur Verfügung stellen. Auch ein beliebiges Datum kann für die automatisierte Content Veröffentlichung festgelegt werden, um interessenweckende Inhalte im Voraus teilen zu können. Ebenfalls lassen sich die Inhalte wieder automatisch runternehmen.

Nicht nur Video on Demand, sondern auch verschiedene Dokumente, wie etwa Flyer, Broschüren, Präsentationen und vieles mehr lassen sich automatisiert zur Verfügung stellen. So müssen sie sich keine Sorgen mehr um die rechtzeitige Freigabe von Inhalten machen.

Eventübergreifende Mitteilungen

Der am weitesten verbreiteter Kanal für Kommunikation und Updates rund um Veranstaltungen sind zweifelsohne E-Mails. Für die Kommunikation während der Veranstaltung ist Mail jedoch nicht die beste Option, da die Teilnehmer während eines interessanten Events höchstwahrscheinlich nicht auf ihre Mails schauen werden. Um dieses Problem zu umgehen, gibt es die Funktion Mitteilungen in der Eventplattform. Mit dieser können Sie Mitteilungen an alle oder ausgewählte Teilnehmer versenden und diese sogar als Push-Benachrichtigung auf mobilen Geräten anzeigen lassen.

Diese zeitgessteuerte Prozessautomatisierung kann Ihnen also viele Vorteile bringen und Ihre Teilnehmer zu einer gewünschten Handlung lenken, wie z.B. dem Besuch eines Vortrages, dem Ausfüllen eines Feedbackformulars oder dem Besuch eines Messestandes.

Learning Management

Eine weitere Workflow-Automatisierung bieten die Lernkurse, die über das Lernmanagement-Modul der Event-Plattform erstellt werden. In diesem haben Sie die Möglichkeit, einen ganzen Kurs zu erstellen, der aus mehreren Lernpaketen besteht. Die Kurse basieren auf einem modularen Angebot – das heißt, ein einzelner Kurs kann aus mehreren Modulen bestehen.

Dies ermöglicht Ihnen die schrittweise Aktivierung von Modulen, indem Sie den Abschluss eines vorherigen Moduls oder einer Aktivität als Voraussetzung für die Aktivierung eines weiteren Moduls definieren. So können Sie beispielsweise Zwischenprüfungen festlegen, die mit einer bestimmten Punktzahl abgeschlossen werden müssen, bevor die Kursteilnehmer mit dem nächsten Modul oder Kursabschnitt fortfahren können.

Auch hier kann die Veröffentlichung und Freigabe von Inhalten auf der Plattform zeitlich gesteuert werden. So können Sie problemlos langlaufende Kurse verwalten, ohne sich um den rechtzeitigen Zugriff auf die Inhalte sorgen zu müssen.

Analytics

Aber auch die Nachbereitung Ihrer Veranstaltung kann mit Hilfe einer professionellen Veranstaltungsplattform automatisiert werden. So verfügen Sie über leistungsstarke Tools zur Automatisierung der Datenanalyse und Berichterstellung, die Ihnen helfen, Ihr Event noch erfolgreicher zu gestalten. Hier ist, wie diese Funktion Ihnen und Ihren Partnern zugutekommt:

Automatische Berichterstellung

Unsere Event-Plattform sammelt automatisch eine Vielzahl von Metriken rund um Anwesenheit, Interaktionen und Teilnehmerverhalten – und das bereits vor, während und nach dem Eventzeitraum. Diese Daten werden in Echtzeit dargestellt und bieten Ihnen stets einen klaren Überblick. Sie können die Berichte als übersichtliche Grafiken direkt auf der Plattform einsehen oder bei Bedarf im Excel-Format herunterladen, um sie weiter zu analysieren. So haben Sie alle Informationen zur Hand, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Event kontinuierlich zu optimieren.

Echtzeit-Analyse

Dank der Echtzeit-Analyse-Tools unserer Plattform haben Sie zu jedem Zeitpunkt den vollen Überblick über Ihre Veranstaltung. Sie erhalten automatisierte Berichte über Registrierungen, Teilnehmerzahlen und das Engagement Ihrer Gäste, sodass Sie schnell auf Veränderungen reagieren können. Sollten Sie merken, dass die Teilnehmeranmeldungen nicht im gewünschten Tempo erfolgen, können Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen und die Event-Kampagne rechtzeitig optimieren.

Datenweitergabe an Partner über Dashboards

Sie können die Weitergabe von Daten an Ihre Partner, wie Referenten, Sponsoren oder Aussteller, vollständig automatisieren. Über spezialisierte Dashboards erhalten Ihre Partner einen eingeschränkten Zugang zu den für sie relevanten Informationen. Das bedeutet, dass auch Ihre Partner jederzeit auf Echtzeitdaten zugreifen können, was die Zusammenarbeit effizienter und zielgerichteter macht.

Lead-Listen

Die zummit Plattform ermöglicht es Ihnen, automatisierte Lead-Listen für Ihre Partner zu erstellen, basierend auf den Daten, die die Teilnehmer freigegeben haben. Diese Listen sind datenschutzkonform und auf die Bedürfnisse Ihrer Partner zugeschnitten, sodass diese gezielt auf potenzielle Kunden zugehen können. Damit bieten Sie Ihren Partnern einen echten Mehrwert und stärken langfristige Partnerschaften.

Zusammenfassung

Warum ist die Workflow-Automatisierung im Event-Management so wichtig? Ganz einfach: Sie ermöglicht es Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – die Gestaltung eines unvergesslichen Erlebnisses für Ihre Teilnehmer. Durch den Einsatz von Event-Plattformen können Sie die operative Last minimieren, während Sie gleichzeitig die Qualität und Professionalität Ihrer Events steigern.

Damit können Sie alle zeitraubenden Aufgaben, die normalerweise Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen, in wenigen Klicks erledigen. Von der Anmeldung und Registrierung über die Zahlungsabwicklung bis hin zur Nachbereitung und Analyse – moderne Event-Plattformen bieten Ihnen die Möglichkeit, diese Abläufe durch Prozessautomatisierung nahtlos und effizient zu gestalten. Dies bedeutet nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern auch eine Reduzierung menschlicher Fehler und eine verbesserte Teilnehmererfahrung.