Mit der Einführung der E-Rechnung verändert sich auch für die Eventbranche ein zentraler Teil der täglichen Arbeit. Was bisher oft per PDF oder sogar auf Papier abgewickelt wurde, muss künftig in einem strukturierten, elektronischen Format erfolgen. Das klingt zunächst nach zusätzlicher Bürokratie, betrifft jedoch alle Unternehmen – ob Agentur, Location, Technikdienstleister oder Catering. Doch genau hier eröffnet sich eine Chance: Wer seine Prozesse jetzt modernisiert, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil.

Diese kurze Übersicht zeigt verständlich, was sich ändert, welche Vorgaben gelten und warum sich eine frühzeitige Umstellung lohnt.

1. Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat, das speziell für den strukturierten Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen – etwa als PDF, Word-Datei oder in Papierform – besteht die XRechnung aus eindeutig maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch können Systeme Rechnungsinhalte automatisch auslesen, prüfen und weiterverarbeiten, ohne dass ein manueller Zwischenschritt erforderlich ist.

Der Unterschied zu klassischen Formaten ist zentral: Während ein PDF lediglich ein digitales Abbild einer Rechnung darstellt, stellt eine XRechnung sicher, dass alle relevanten Informationen standardisiert, vollständig und eindeutig strukturiert übermittelt werden. Das führt zu klaren Vorteilen: höhere Effizienz in der Verarbeitung, weniger Fehler und Verzögerungen, vollständige Nachvollziehbarkeit aller Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – denn ab 2025 sind der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ein Muss.

2. Übersicht der gesetzlichen Vorgaben

In Deutschland tritt ab 2025 eine weitreichende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, Transparenz zu erhöhen und die Anforderungen des europäischen Standards EN 16931 umzusetzen. Dadurch wird die elektronische Rechnung – und damit auch die E-Rechnung – für Unternehmen zunehmend zum neuen Standard.

Empfangspflicht (ab 1. Januar 2025)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet: Wer Rechnungen erhält, muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) anzunehmen und weiterzuverarbeiten.

Versandpflicht (gestaffelt bis 2028)

Die Umstellung zum Versand elektronischer Rechnungen erfolgt schrittweise:

• Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und PDF-Rechnungen bleiben weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 2027: Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro im Vorjahr 2026 sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
• Ab 2028: Alle anderen Unternehmen müssen ebenfalls vollständig auf den Versand elektronischer Rechnungen umstellen.

Gültige Rechnungsformate

Als zulässige E-Rechnungsformate gelten alle Rechnungsstandards, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen – darunter insbesondere:

• XRechnung
• ZUGFeRD (in aktuellen Versionen)

Beide Formate ermöglichen eine strukturierte, maschinenlesbare Verarbeitung und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

3. Herausforderungen für die Eventbranche

Die Eventbranche steht bei der Einführung der E-Rechnung vor besonderen Herausforderungen, denn in der Branche wird mit vielfältigen Leistungsarten, wechselnden Partnern und komplexen Abrechnungsstrukturen gearbeitet. Bei Events kommen häufig zahlreiche Dienstleister zusammen – von Catering und Technik über Messebau bis hin zu Künstlern, Subdienstleistern und Locations. Jede dieser Leistungen bringt eigene Buchungskategorien, Abrechnungsmodelle und steuerliche Besonderheiten mit sich. Diese Vielfalt erschwert die einheitliche, strukturierte Aufbereitung der Daten, die für eine korrekte XRechnung notwendig sind.

Umso wichtiger sind digitale Lösungen, die speziell auf die Branche zugeschnitten sind. zummit unterstützt Veranstalter dabei, die Ausstellung und den Versand von E-Rechnungen vollständig zu automatisieren. Durch klare Datenstrukturen und nahtlose Schnittstellen werden Medienbrüche reduziert und Fehlerquellen minimiert. Damit wird der gesamte Prozess – von der Erfassung der Leistungen über die Erstellung bis hin zum rechtssicheren Versand der E-Rechnung – effizienter, transparenter und verlässlich abgebildet.

4. Ganzheitliche Lösung: Ein durchgängiger Workflow für Ihre Events

zummit unterstützt Sie dabei, Workflows möglichst effizient zu gestalten und Ihre Prozesse zu optimieren, indem alle Abläufe als ein zusammenhängendes Ganzes betrachtet werden. So werden Event-Abrechnungen nahtlos zusammengeführt. Durch die Anbindung der zummit Event-Plattform an bestehende CRM-, ERP- und Buchhaltungssysteme fließen Honorare, Ticketumsätze, Dienstleisterrechnungen und Projektdaten automatisch in ein zentrales, zukunftsfähiges System – ganz ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Von der Anmeldung über die Rechnungsstellung bis hin zum Mahnwesen werden alle Schritte vollständig automatisiert. Das Ergebnis: ein reibungsloser, effizienter Prozess, der Fehler reduziert, Zeit spart und die Anforderungen moderner E-Rechnungen zuverlässig erfüllt.