Flexible Teilnehmerregistrierung dank der Integration von Jotform in der zummit Event-Suite

Registrierung bei Events über zummit. DSVGO-konform, Tickets und vieles mehr.

Sie wollen die Teilnehmerregistrierung auf das nächste Level bringen? Mit unseren individualisierbaren und integriertem Shop ohne Transaktionsgebühren können Sie den Registrierungsprozess für Ihre Veranstaltung leichter und flexibler denn je gestalten. Erfahren Sie jetzt, wie Sie damit den Erfolg Ihrer Events schnell und mühelos steigern können!

Jede Veranstaltung hat ihre eigene Persönlichkeit und einzigartige Bedürfnisse, die sich bereit in der Teilnehmerregistrierung widerspiegeln. Ob Sie nun eine Konferenz, eine Seminarreihe oder eine Messe planen – die abgefragten Teilnehmerdaten, das Event-Angebot, die Workflows und die Anforderungen werden variieren. Deswegen benötigen Sie ein flexibles Tool, das sich genau an ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Und wie sollte das bei einer Event-App besser gelingen als durch die Einbindung der vollen Leistungsfähigkeit eines speziell für diesen Zweck entwickelten Systems? Eben, das geht kaum.

Mit der Integration des Formular-Builders von Jotform in unsere Event-Plattform haben wir die Teilnehmeranmeldung einfacher, flexibler und kosteneffizienter als je zuvor gemacht. Doch die Vorteile gehen weit über den Registrierungsprozess oder die Organisation einer einzelnen Veranstaltung hinaus. In diesem Artikel gehen wir detaillierter auf die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der neuen Anmeldeformulare und zeigen Ihnen, wie Sie damit den Erfolg Ihrer Veranstaltung schnell und mühelos steigen können. Hier sind einige der aufregenden Funktionalitäten und Vorteile, die auf Sie warten:

  • Teilnehmerregistrierung
  • Teilnehmerkommunikation
  • Teilnehmertracking
  • Teilnehmer-Akkreditierung
  • Sichere Zahlungsabwicklung
  • Automatische Rechnungsstellung
  • Automatischer Ticketversand
  • Automatisierung von Workflows
  • Integration und Schnittstellen
  • DSGVO-konform
  • Hosting in Deutschland
  • Analysen und Auswertungen
  • Und vieles mehr!

Sind Sie lesemüde?

Möchten Sie lieber zuhören als lesen, haben wir unseren Beitrag über die Teilnehmerregistrierung in einem kurzen YouTube-Video zusammengefasst, das Sie unten finden.

Unser Tool für Teilnehmerregistrierung: Die 4 Hauptfunktionen im Überblick

Die Teilnehmerregistrierung ist eigentlich nur die Spitze des Eisbergs. Mit unserer neuen Registrierungsfunktion können Sie deswegen auch in die Tiefen des Teilnehmermanagements eintauchen und vieles schaffen.  Doch lassen Sie uns mit dem Herzstück beginnen: einem einfachen, aber effektiven Registrierungsprozess.

Registrierungsmanagement

Mit den nahtlos integrierten Formularen für Teilnehmerregistrierung können Sie den gesamten Registrierungsprozess automatisieren. Sobald das Anmeldeformular für Ihre Veranstaltung erstellt und platziert ist, müssen Sie nur noch Ihre Teilnehmende dort hinführen – der Rest läuft dann von selbst. Sobald eine Person das Registrierungsformular ausgefüllt und übermittelt hat, werden die Teilnehmerdaten automatisch in die Datenbank übernommen. Dort können Sie sich die Anmeldungen in Echtzeit einsehen, die Daten verwalten und Berichte erstellen. Je nach Ihren Bedürfnissen werden die Teilnehmerdaten entweder automatisch in unsere Event-Plattform aufgenommen oder fließen erst nach einer manuellen Freigabe in die Teilnehmerliste ein.

zummit Event-Suite Tipp

Kennen Sie schon die Trigger-Mail Funktion in der zummit Event-Suite? Damit können Sie den automatischen Versand von E-Mails an bestimmten Zielgruppen voreinstellen und den Anmeldeprozess vollständig automatisieren. So erhalten Ihre Teilnehmende umgehend nach Abschluss der Registrierung alle wichtigen Unterlagen, egal ob die Anmeldebestätigung, zusätzliche Informationen zur Veranstaltung oder die Rechnung.

Ticketverkauf

Je nach Veranstaltungstyp kann der Registrierungsprozess auch komplexer ausfallen und die Integration von einem Ticketshop erfordern. Besonders dann, wenn die Teilnehmerzahl begrenzt ist, wie es bei Hybrid- oder Präsenzveranstaltungen der Fall sein kann. Aber keine Sorge, denn auch das ist mit der neuen Teilnehmerregistrierung abgedeckt. Dank der direkten Einbindung der Registrierungsformulare in den Jotform-Shop können Sie den Ticketverkauf einfach abwickeln und viele Funktionen von überteuerten Ticketing-Plattformen genießen, und zwar ohne einen einzigen Cent für die Vermittlungsgebühren zu zahlen:

  • Differenzierte Preisgestaltung (z.B. je nach Teilnehmergruppe oder Teilnahmezeitraum)
  • Bestandskontrolle (z.B. Regulierung von Raum- oder Workshop-Beschränkungen)
  • Buchung zusätzlicher Posten (z.B. Verpflegung, Workshops, usw.)
  • Sichere Zahlungsabwicklung
  • Einfache Verbindung mit eigenen Zahlungskonten
  • Einlösung von Rabattcodes
  • Automatische Rechnungsstellung
  • Automatischer Ticketversand per E-Mail
  • Keine zusätzlichen Transaktionsgebühren
  • Und vieles mehr!

Terminvereinbarungen mit den Teilnehmenden

Die Veranstaltungsplanung kann schnell zur Termin-Jonglage werden, wenn es darum geht, Rückruf-Termine, Ausstellerbriefings und Referententreffen zu vereinbaren. Doch die neue Teilnehmerregistrierung bringt nun auch in puncto Terminvereinbarung Abhilfe. Mit einem direkt in das Registrierungsformular eingebetteten Terminplaner wird die Organisation von Meetings und Terminen zum Kinderspiel. Die intelligenten Formulare berücksichtigt automatisch Ihre Verfügbarkeit und zeigt nur die freien Zeitfenster an. Auch individuelle Anpassungen wie die Dauer des Termins oder die Einplanung von Pausen lassen sich problemlos vornehmen – damit Sie immer den Überblick behalten und keine Termine mehr verpassen.

Digitales Teilnehmermanagement

Die Registrierungsdaten lassen sich aber auch mit CRM-Lösungen wie Monday verbinden und somit auch Funktionalitäten weit über die Teilnehmerregistrierung hinaus anbieten. Die zummit Event-Plattform kann somit ein umfassendes digitales Teilnehmermanagement Tool mit erweiterten CRM-Funktionalitäten anbieten. Mit der integrierten CRM-Lösung können Sie alle Schritte im Teilnehmermanagement schnell und effektiv organisieren, abwickeln und automatisieren – von der Registrierung über die Teilnehmerkommunikation bis hin zur Nachbereitung und der Eventanalyse. Zeit- und ressourcensparend, einfach und unkompliziert.

Die Vorteile für Ihr Teilnehmermanagement im Überblick

Die zummit Event-Suite hat sich mit der neuen Teilnehmerregistrierung erweitert und bietet jetzt eine beeindruckende Palette an Funktionen, die Ihnen als Veranstaltende die Arbeit erleichtern werden. Mit der Einführung dieser umfassenden Funktionen gehen wir einen riesigen Schritt vorwärts, um Ihr digitales Teilnehmermanagement viel effizienter zu gestalten. Werfen wir nun einen Blick darauf, wie die neue Registrierung Ihre Veranstaltung auf das nächste Level bringen kann.

Die Teilnehmerregistrierung automatisieren

Keine Zeit langwierige Registrierungsprozesse manuell zu betreuen? Kein Problem! Mit der neuen Teilnehmerregistrierung unserer Plattform lassen sich auch komplexe Workflows innerhalb wenigen Minuten definieren und viele Routineaufgaben automatisieren. Von dem Versand von Bestätigungsmails über die Erstellung von Rechnungen bis hin zum Versand personalisierter Veranstaltungshinweise – lehnen Sie sich zurück und lassen Sie die Technologie die Arbeit erledigen.

Analytics von Teilnehmerregistrierung-Formularen

Den Registrierungsprozess und somit auch das Anmeldeformular für Ihre Veranstaltung müssen aber fortlaufend optimiert werden, um das bestmögliche Erlebnis für Ihre Kunden zu schaffen. Mit unserer intelligenten Teilnehmerregistrierung können Sie wertvolle Daten über das Verhalten Ihrer Kunden sammeln, ihre Bedürfnisse besser verstehen und somit auch Ihre Konversionsrate erhöhen. Nutzen Sie die Kraft der Datenquellen, um ein detailliertes Bild Ihrer Event-Besuchenden zu erstellen:

  • Entdecken Sie die Traffic-Quellen, die Ihre Zielgruppe anziehen
  • Erfassen Sie, wie oft das Anmeldeformular aufgerufen wurde und wie viele Antworten Sie erhalten haben
  • Analysieren Sie die Konvertierungsrate und entdecken Sie, welche Faktoren Ihre Teilnehmende zur Anmeldung motivieren.
  • Erhalten Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit, die Ihre Teilnehmende benötigen, um das Formular auszufüllen
  • Erfassen Sie die Geräte, die Ihre Teilnehmende verwenden, um zu gewährleisten, dass Ihre Anmeldung für alle zugänglich ist
  • Erfahren Sie den Standort Ihrer Teilnehmenden und passen Sie Ihre Veranstaltung an ihre Bedürfnisse an
  • Erheben Sie Informationen zu den verwendeten Browsern und Betriebssystemen, um sicherzustellen, dass Ihre Anmeldung auf allen Geräten einwandfrei funktioniert
  • Und vieles mehr!

Die Teilnehmerregistrierung personalisieren

Der Inhalt des Anmeldeformulars für Ihre Veranstaltung hängt von vielen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art der Veranstaltung und der Teilnehmenden, die Sie erwarten. Unser neues Tool für die Teilnehmerregistrierung bietet Ihnen die Möglichkeit, einzigartige Registrierungsformulare zu erstellen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung zugeschnitten sind. Ob Sie nur Besuchernamen und E-Mail-Adressen abfragen oder einen komplexen Registrierungsprozess inklusive Ticketverkauf, Terminvereinbarungen und Buchung von zusätzlichen Einheiten wie Abendessen benötigen – mit unserem Tool sind Sie bestens gerüstet.

zummit Event-Suite Tipp

Mithilfe unserer ausführlichen Vorlagen für die Teilnehmerregistrierung können Sie wertvolle Zeit sparen und schnell ein Event anlegen. Unser Team hilft Ihnen auch gerne bei der Erstellung eine speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung.

Vorlage für Teilnehmerregistrierung
Ein anpassbares Anmeldeformular, das sich einfach und schnell mit Vorlagen erstellen lässt

Teilnehmergruppen definieren und segmentieren

Dank der intelligenten Formulare für Teilnehmerregistrierung stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten offen, um Ihr Teilnehmermanagement individuell und zielgerichtet zu gestalten. Mit nur wenigen Klicks können Sie unterschiedliche Teilnehmertypen definieren und das Anmeldeformular auf ihre Bedürfnisse zuschneiden. So haben Sie die Möglichkeit:

  • Unterschiedliche Daten je nach Teilnehmertyp abzufragen
  • Exklusive Zugriffsgruppen zu erstellen
  • Teilnehmende nach Zugriffsgruppen zu unterteilen
  • Teilnehmende automatisch je nach Zugriffsgruppe bestimmten Bereichen zuzuweisen
  • Eine differenzierte Preisgestaltung durchzusetzen
  • Und vieles mehr!

Genehmigungsprozesse im Registrierungsmanagement

Ein weiterer verbesserter Aspekt im Registrierungsmanagement ist die Möglichkeit, Workflows für den Genehmigungsprozess zu erstellen. Während Sie automatische Genehmigungen und Ablehnungen einrichten können, möchten Sie vielleicht trotzdem die Einträge manuell durchgehen – besonders wenn Sie planen, ausgewählten Teilnehmergruppen zusätzliche Materialien oder Zugang zu eingeschränkten Veranstaltungsbereichen zu geben. Für diese Fälle bietet unsere neue Teilnehmerregistrierung die Möglichkeit, einen maßgeschneiderten Genehmigungsablauf zu erstellen, indem Sie beliebig viele Genehmiger auswählen, Bedingungen definieren und automatische Updates versenden.

Zahlreiche Schnittstellen für Ihre Teilnehmerregistrierung

Einer der größten Vorteile unserer Teilnehmerregistrierung ist jedoch, dass sie ganz individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Dank einer Vielzahl an Integrationen und API-Schnittstellen können Sie Prozesse automatisieren, Ihre Effizienz steigern und Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen. Hierfür bietet sich eine breite Palette von Integrationen an – von Automatisierung und Analyse bis hin zu CRM-Plattformen, E-Mail-Diensten und verschiedenen Zahlungsanbietern. Hier finden Sie sicherlich alles, was Sie benötigen, und zwar ohne eine einzelne Zeile Code schreiben zu müssen!

Integration der Teilnehmerregistrierung

Apropos Integration und Schnittstellen – eine der Integrationsmöglichkeiten, die Ihrer Veranstaltung zu einer noch größeren Online-Präsenz verhelfen und den Registrierungsprozess nahtlos gestalten können, sind die CMS-Integrationen. Mit ihnen können Sie Formulare in Ihre Event-Website oder Landingpage einbetten und so Ihren Teilnehmenden eine reibungslose Anmeldung ermöglichen. Und das Beste: Zahlreiche CMS- und CRM-Systeme sind mit an Bord, unter anderem HubSpot, WordPress, Mailchimp, Monday und noch viele weitere!

Branding bereits im Registrierungsprozess

Die Teilnehmerregistrierung ist nicht nur ein einfacher Datenerfassungsprozess, sondern auch eine Möglichkeit, Ihre Marke unter den Teilnehmenden zu präsentieren und einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Mit unserem neuen Registrierungsmanagement Tool lassen sich einzigartige Formulare erstellen, die Ihr Event und Ihre Marke perfekt repräsentieren. So behalten Ihre Teilnehmende nicht nur Ihre Veranstaltung, sondern auch Ihre Marke in Erinnerung.

Warum haben wir uns für Registrierungsmanagement mithilfe von Jotform entschieden?

Die nahtlose Integration des Formular-Builders von Jotform war der Grundstein für die breite Funktionalität in der neuen Teilnehmerregistrierung auf der zummit Event-App. Doch warum haben wir uns ausgerechnet für Jotform entschieden, wenn es doch so viele Plattformen gibt, die ähnliche Dienstleistungen anbieten?

DSGVO-konformes Registrierungsmanagement

Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist der Schutz der Verbraucherdaten zu Recht zu einem wichtigen Faktor bei der Auswahl von Dienstleistungen geworden, insbesondere wenn es um die Erfassung von Kundendaten geht. Wir haben daher einen Partner ausgewählt, der in Übereinstimmung mit der Datenschutzverordnung arbeitet und sicherstellt, dass die persönlichen Daten Ihrer Teilnehmenden stets gemäß den neuesten Vorgaben der zuständigen EU-Behörden geschützt werden.

Unsere Teilnehmerregistrierung ist darauf ausgerichtet, auch branchenspezifische Sicherheitsstandards zu berücksichtigen – wie zum Beispiel HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) im Bereich des Gesundheitswesens oder HECVAT (Higher Education Community Vendor Assessment Toolkit) im Hochschulbereich.

Sicheres Server Hosting für Ihre Teilnehmerdaten

Bei der DSGVO-Konformität kommt es auf jedes Detail an – auch darauf, wo der Server gehostet wird. Mit Jotform als Partner auf unserer Seite werden Ihre Teilnehmerdaten sicher auf einem europäischen Server in Frankfurt gehostet – ganz in Übereinstimmung mit den DSGVO-Vorschriften.

Kostengünstige Teilnehmerregistrierung

Zusätzliche Gebühren können die Kosten für Ihre Event-Tickets schnell in die Höhe treiben. Indem wir Jotform als Partner gewählt haben, können wir sicherstellen, dass Sie keine zusätzlichen Gebühren für die Zahlungsabwicklung zahlen müssen. Dies hilft Ihnen, den Ticketpreis niedrig zu halten, um im Wettbewerb bestehen zu können, während Ihre Teilnehmende von den günstigen Preisen profitieren können.

Diverse Zahlungsanbieter

Wussten Sie, dass bis zu 16 % der Online-Käufe aufgrund von eingeschränkten Zahlungsmöglichkeiten abgebrochen werden? Wir schon! Deswegen haben wir durch unsere Partnerschaft sichergestellt, dass Ihre Teilnehmende nicht enttäuscht werden. Ob Kreditkarte oder PayPal, oder alternative Zahlungsmethoden wie Apple Pay, Google Pay und SEPA-Lastschrift – all das und vieles mehr ist nun möglich und hilft Ihnen, die Konvertierungsrate zu erhöhen.

Und das Beste daran? Die Zahlungsinformationen werden sicher gespeichert und entsprechen den höchsten PCI-DSS-Level-1-Zertifizierungsstandards.

Integrationen und Schnittstellen für Ihr Teilnehmermanagement Tool

Zeit und Ressourcen sind bei der Organisation einer Veranstaltung äußerst wertvoll. Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass sich die Teilnehmerregistrierung mit zahlreichen Integrationen und Schnittstellen verbinden lässt und somit Ihnen dabei hilft, Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten. Ob Automatisierungstools wie Zapier und Make, Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello oder CRM-Lösungen wie Hubspot und Monday – unzählige Integrationen können mit Ihrem Anmeldeformular verbunden werden – ganz ohne Programmierung.

Zusammenfassung

Ohne Teilnehmende ist selbst das Event mit dem besten Programm wertlos – der Registrierungsprozess ist somit der Grundstein jeder Veranstaltung. Die Teilnehmerregistrierung kann aber für Sie als Veranstalter zeitraubend sein. Deshalb haben wir eine flexible Lösung entwickelt, die sich mühelos an die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung anpasst. Egal ob es sich um einen Workshop, eine Seminarreihe oder eine Messe handelt – mit der zummit Event-Suite können Sie nun die Teilnehmerregistrierung, die Teilnehmerkommunikation, den Ticketverkauf und die Terminvereinbarung völlig automatisieren. Mithilfe der Berichte aus dem Registrierungsformular behalten Sie immer den Überblick und lernen gleichzeitig Ihre Kunden kennen. Wir verfügen über jahrelange Erfahrung und nutzen neueste Technologie, um Ihnen dabei zu helfen, Ihr digitales Teilnehmermanagement zu verbessern und Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten.

Beitrag teilen:

Fast geschafft! Bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail

Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Wir haben Ihnen eine Bestätigungsmail zugesendet, um sicherzustellen, dass Ihre Mailadresse korrekt eingetragen wird. Bitte prüfen Sie Ihr Mail-Postfach und klicken sie auf den Bestätigungslink. Sollten Sie keine Mail finden, schauen Sie bitte auch im SPAM-Ordner nach.