Sponsorenpakete Basics für Events: Erstellung, Vorteile und erfolgreiche Umsetzung 

Sponsoren und Veranstalter, die sich die Hand geben. Sponsorenpakete für eine lange Partnerschaft.

Sponsoren beeinflussen entscheidend die Welt der Eventbranche durch ihre Unterstützung. Ob es sich um eine Präsenzveranstaltung, ein virtuelles Event oder ein hybrides Event handelt, die Unterstützung von Sponsoren ist unverzichtbar, um ein Event erfolgreich auf die Beine zu stellen. Sie tragen nicht nur zur Finanzierung bei, sondern bringen auch ihre Expertise, Markenbekanntheit und Ressourcen ein, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Doch wie gelingt es, potenzielle Geldgebende zu überzeugen, ihr Budget in Ihr Event zu investieren und eine langfristige Partnerschaft aufzubauen? Die Antwort liegt in der Gestaltung attraktiver Sponsorenpakete, die den Sponsoren einen klaren Mehrwert bieten. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die perfekten Sponsoringpakete für Ihr Event erstellen und Sponsoren von sich begeistern. 

Was sind Sponsorenpakete? 

Sponsorenpakete sind spezielle Angebote, die von Veranstaltenden für potenzielle Sponsoren zusammengestellt werden. Diese Pakete enthalten eine Vielzahl von Vorteilen und Werbemöglichkeiten, die den Sponsoren als Gegenleistung für ihre finanzielle Unterstützung gewährt werden. Sponsoringpakete sind ein gängiges Instrument, um Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen dazu zu bewegen, eine Veranstaltung finanziell zu unterstützen und dadurch ihre Markenbekanntheit zu steigern, neue Kunden zu gewinnen und ihre Marketingziele zu erreichen.

Gestaffelte Sponsorenpakete

Bei gestaffelten Sponsorenpaketen werden verschiedene Ebenen oder Stufen von Sponsoringmöglichkeiten angeboten. Diese Stufen können beliebig benannt werden und bieten unterschiedliche Leistungen entsprechend der Höhe des Sponsorings. Typischerweise gibt es Bronze, Silber, Gold oder Platin-Stufen, wobei jede Stufe eine Kombination aus Werbemöglichkeiten, Logo-Platzierungen, Ausstellungsflächen, Sprechmöglichkeiten und anderen Vorteilen bietet. Sponsoren können je nach ihrem Budget und ihren Marketingzielen die Stufe auswählen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt. 

zummit Tipp

In der zummit Event-Suite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mühelos gestaffelte Stufen für Ihre Sponsoren zu erstellen und diese nach Ihren Wünschen zu benennen. Darüber hinaus können Sie maßgeschneiderte Dashboards für Ihre Sponsoren einrichten und ihnen spezifische Berechtigungen erteilen. Dadurch können die Sponsoren ihre Inhalte eigenständig einpflegen und verwalten. Dies ermöglicht Ihnen eine flexible und individuelle Lösung, um Ihre Sponsorenpakete effizient zu organisieren und den Anforderungen Ihrer Sponsoren gerecht zu werden.

Ausstellung Dashboard

A la carte Sponsorenpakete

Im Gegensatz zu gestaffelten Sponsorenpaketen ermöglichen a la carte Sponsorenpakete den Sponsoren, ihre individuellen Sponsoringoptionen auszuwählen und diese nach Bedarf anzupassen. Anstatt vorgefertigte Stufen anzubieten, können die Veranstaltende eine Liste von Sponsoringmöglichkeiten präsentieren, aus der die Sponsoren auswählen können. Dies kann die Platzierung von Logos an bestimmten Orten, die Namensgebung von Veranstaltungsbereichen, die Teilnahme an spezifischen Veranstaltungsaktivitäten oder andere maßgeschneiderte Werbemöglichkeiten umfassen. A la carte Sponsoringpakete bieten den Sponsoren mehr Flexibilität und die Möglichkeit, ihre Sponsoringstrategie gezielt auf ihre Zielgruppe und ihre Marketingziele auszurichten.

Definieren Sie verschiedene Sponsoringstufen

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Sponsorenpakete sollte darin bestehen, verschiedene Sponsoringstufen festzulegen. Dabei sollten Sie den Stufen aussagekräftige Bezeichnungen geben, die einen Bezug zu Ihrem Event herstellen. Klassische Beispiele sind Gold, Silber und Bronze, aber Sie können auch kreative Namen wählen, die die Aufmerksamkeit der Geldgeber auf sich ziehen. Jede Stufe sollte klare Leistungen und Vorteile für die Sponsoren enthalten.

Tabelle mit Angeboten für Sponsoren

Bestimmen Sie die Anzahl der Sponsoren pro Stufe

Die Anzahl der Sponsoren pro Stufe ist ein wichtiger Aspekt bei der Gestaltung Ihrer Sponsorenpakete. Sie sollte nicht nur von der Größe Ihres Events abhängen, sondern auch von den angestrebten Sponsoringzielen und dem verfügbaren Platz für Präsentationen. Eine begrenzte Anzahl von Plätzen pro Stufe kann eine Knappheit erzeugen und die Exklusivität der Pakete steigern. Es kann auch dazu führen, dass sich Sponsoren frühzeitig bei Ihnen melden. Dies erleichtert die Budgetplanung und die Vermarktung Ihrer Veranstaltung. 

Füllen Sie die Sponsoringstufen mit Leben

Nun geht es darum, jede Sponsorenstufe mit konkreten Angeboten zu füllen. Hierbei sollten Sie bedenken, dass die teureren Pakete auch exklusivere Möglichkeiten bieten sollten. Präsentationsmöglichkeiten könnten beispielsweise die Platzierung des Logos auf der Event Startseite sein. Je nach Event können auch besondere Präsentationsmöglichkeiten wie Bühnenauftritte, moderierte Sessions oder exklusive Networking-Events angeboten werden. Achten Sie darauf, dass die Präsentationsmöglichkeiten den Zielen der Sponsoren entsprechen und ihnen einen echten Mehrwert bieten.

Präsentationsmöglichkeiten, die echten Mehrwert bieten

Es ist von zentraler Bedeutung, dass die Präsentationsmöglichkeiten in den Sponsoringpaketen den individuellen Zielen der Sponsoren gerecht werden und ihnen einen klaren Mehrwert bieten. Vor dem Event können Sie zum Beispiel Sponsorennamen und Logos auf der Eventregistrierungsseite verlinken sowie Sponsoren auf Ihren Social-Media-Kanälen bewerben. Darüber hinaus ist die Hervorhebung der Programmpunkte und Sprecher der Sponsoren in Event-E-Mails ein effektiver Weg, um die Markenpräsenz zu steigern.

Während und auch vor dem Event ist die Erstellung eines umfassenden Sponsorenprofils in der Eventplattform eine Möglichkeit, die Sie Ihren Sponsoren anbieten können. Durch die Nutzung des Sponsorenlogos und die Integration von weiterführenden Informationen und Dokumenten schaffen Sie eine umfassende Präsenz für Ihre Sponsoren. Die Erstellung von individuellen Personenprofilen für die Sponsoren hilft den Teilnehmenden mit den Sponsoren direkt in Kontakt zu treten. Ebenso können Sie spezielle Umfragen und Räume mit dem Namen des Sponsors erstellen, um deren Engagement weiter zu fördern.

zummit Tipp

Der Showroom in der zummit Event-Suite ist eine großartige Funktion, die Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre individuelle Werbefläche zu gestalten. Mit diesem innovativen Tool können Sie Ihre Sponsoren in Szene setzen und sie ins Rampenlicht rücken.

Was den Showroom so besonders macht: Die Möglichkeit, Besucher direkt zum Stand des jeweiligen Kunden zu leiten, und das mit einem simplen Klick auf ein Image oder Logo. Das bedeutet, dass Sie nicht nur eine attraktive individuell gestaltbare Werbefläche haben, sondern auch gezielt Traffic zu ausgewählten Bereichen in Ihrem Event generieren können!

Darstellung des Showrooms in der zummit App, wo die Sponsoringpakete abgebildet sind

Das Versenden von Mitteilungen und Push-Benachrichtigungen während des Events ist eine weitere Option, um die Teilnehmende über die Aktivitäten der Sponsoren auf dem Laufenden zu halten.

Eine Mitteilung in der zummit Event-App

Nach dem Event gibt es weitere Möglichkeiten, um den Sponsoren einen Mehrwert zu bieten und langfristige Bindungen aufzubauen.

Reports zum Download und Eventanalyse

Einer der wertvollsten Dienste, die Sie Ihren Sponsoren nach dem Event bieten können, sind Analyse Reports. Diese Reports können Informationen über die Leistung ihrer Sponsoringpakete, die Interaktion mit Teilnehmenden und das Engagement aufzeigen. Sponsoren schätzen solche Daten, da sie Einblicke in die Effektivität ihrer Investition bieten. Diese Option können Sie vorab Ihren Sponsoren kostenpflichtig anbieten.

Für Sie als Veranstalter ist die Analyse aber noch wichtiger. Durch die Bereitstellung detaillierter Berichte können Sie den ROI, den Sie und Ihre Veranstaltung für Ihre Sponsoren generiert haben, klar nachweisen. Auf diese Weise können Sie Ihren Investoren zeigen, dass ihre Investition Früchte getragen hat.

Datenschutz-konforme Datenübertragung und klare Kommunikation

Sponsoren suchen nach einem klaren Mehrwert für ihre Investition. Vielen ist wichtig die Möglichkeiten zu haben, mit den Teilnehmenden in Kontakt zu treten. Dabei ist es unerlässlich, dass die Datenübertragung in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgt, um wertvolle Leads zu generieren.

zummit Tipp

Die zummit Event-Suite stellt Ihnen, als Kunde, eine kostenfreie Vorlage für die Datenschutzerklärung zur Verfügung, welche von einer renommierten Kanzlei vorgefertigt wurde und sich an Ihren spezifischen Anforderungen anpassen lässt. So sparen Sie wertvolle Zeit und können sich voll auf Ihr Event konzentrieren!

Fazit – Attraktive Sponsoringpakete für eine erfolgreiche Veranstaltung

Die Gestaltung attraktiver Sponsorenpakete ist der Schlüssel zum Erfolg für Events. Das gestaffelte und das A-la-carte Sponsoringkonzept bieten verschiedene Möglichkeiten, um Sponsoren zu gewinnen und zu begeistern. Individuell zugeschnittene Angebote, klare Kommunikation und ein Mehrwert für die Geldgeber werden dazu führen, dass gerne in Ihr Event investiert wird. Durchdachtes Sponsoring führt zu langfristigen Partnerschaften und macht Ihre Events begehrt in der Veranstaltungsbranche. Zeigen Sie den Sponsoren auf, wie sie ihre Ziele erreichen können, und schaffen Sie eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

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