Die Digitale Transformation hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung durchlaufen und beeinflusst nahezu alle Aspekte unseres Lebens und unserer Arbeit. Von der Art und Weise, wie wir arbeiten, bis hin zu dem, was wir als Unterhaltung betrachten – nichts bleibt unberührt. Der Veranstaltungsbereich bildet da keine Ausnahme. Inmitten dieser turbulenten Umwälzung müssen wir die einzigartige Dynamik erkennen, die entsteht, wenn die Tradition auf die Innovation trifft. In diesem Artikel erkunden wir die faszinierende Verflechtung von altem Charme und moderner Technologie, um zu verstehen, wie die Digitalisierung in der Eventbranche die Art und Weise revolutioniert, wie wir Veranstaltungen planen, durchführen und erleben.  

Voraussichtliche Lesedauer: 13 Minuten

Bedeutung der Digitalisierung in der Eventbranche 

Die Digitalisierung in der Eventbranche markiert einen tiefgreifenden Wandel, indem sie die Art und Weise revolutioniert, wie Veranstaltende, Aussteller und Referierende ihre Aktivitäten gestalten und durchführen. Sie bringt nicht nur Optimierungen hinsichtlich Effizienz und Zugänglichkeit, sondern fördert auch Interaktivität und Kundenorientierung auf bisher ungeahnte Weise. Diese Transformation öffnet die Tür zu innovativen Geschäftsmodellen und eröffnet Möglichkeiten, die früher so nicht möglich gewesen wären. Unabhängig von individuellen Präferenzen oder Vorbehalten ist klar: In 2024 stellt die Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche einen unumgänglichen Prozess dar, dem sich jeder stellen muss. Dabei geht es nicht nur um ein besseres Erlebnis für die Teilnehmenden, auch interne Workflows können durch die Digitalisierung optimiert und effizienter gestaltet werden.  

Die zeitgemäßen Geschäftsmodelle

In den letzten Jahren kamen eine Vielzahl von digitalen Tools und Eventplattformen auf den Markt, die den Veranstaltungsbereich revolutionieren. Plattformen wie Zoom bieten Unternehmen die Möglichkeit, Veranstaltungen virtuell abzuhalten, Teilnehmende aus der ganzen Welt zu erreichen und interaktive Erlebnisse zu schaffen. Diese digitalen Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsmodelle zu erneuern und innovative Ansätze zu verfolgen. Einen Schritt weiter sind Eventplattformen. 

Durch die Nutzung von digitalen Eventplattformen wie zummit können Unternehmen und Veranstalter Events in hybriden Formaten durchführen, bei denen sowohl physische als auch virtuelle Teilnahmeoptionen angeboten werden. Dies erweitert die Reichweite von Veranstaltungen und ermöglicht es, ein breiteres Publikum anzusprechen. Darüber hinaus ermöglichen diese Plattformen eine nahtlose Integration von interaktiven Elementen wie Live-Polls, Q&A-Sessions, VODs und Networking-Möglichkeiten, die das Engagement der Teilnehmer erhöhen und ein interaktiveres Erlebnis bieten. 

Die Digitalisierung in der Eventbranche ist somit einschneidend, indem sie neue Möglichkeiten für Kundenbindung, Umsatzgenerierung und Markenpositionierung schafft. Unternehmen und Veranstaltende, die die Chancen der digitalen Transformation erkennen und nutzen, können einen Wettbewerbsvorteil erlangen, während andere, die zögern oder zurückhaltend sind, riskieren, den Anschluss zu verlieren. 

Die Disruption durch die Digitalisierung erfordert eine schnelle Herangehensweise und die Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln. Die Herausforderungen liegen hierbei darin, die neue Geschäftsmodelle zu erkennen und zu vermarkten. 

Unternehmen, Veranstalter, Aussteller und Referenten müssen flexibel und anpassungsfähig sein, um auf die verändernde Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Dies kann die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle durch die Nutzung von einer digitalen Eventplattform sein.  

Was bedeutet dieser Wandel für mich? Herausforderungen und Chancen 

Veranstalter tragen eine enorme Verantwortung und müssen sich intensiv mit den bevorstehenden Veränderungen auseinandersetzen. Andernfalls könnten Referenten, Aussteller und Unternehmen, die bereits digital fortschrittlich denken, zögern, eine Zusammenarbeit mit ihnen weiterzuverfolgen. Es ist verständlich, dass man auf den ersten Blick vor dem Berg der Herausforderungen steht und nicht genau weiß, wie man ihn erklimmen kann. Ein geeignetes Instrument zu finden, das am besten zu Ihrer Arbeit und Ihrem Team passt, kann eine mühsame Aufgabe sein. Außerdem können die anfänglichen Kosten für die Anschaffung einer Veranstaltungsplattform ebenfalls abschreckend wirken. 

Zusätzliche Reichweite

Selbst wenn die anfänglichen Herausforderungen vielleicht überwältigend erscheinen mögen, so überwiegen die Vorteile und eröffnen aufregende Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung. Auf der digitalen Bühne erlangt man nicht nur eine größere Reichweite, sondern auch die Chance, mit Menschen auf der ganzen Welt zu interagieren. Referierende und Ausstellende müssen nicht mehr zwangsläufig weite Strecken zurücklegen, um an ihrem Event teilzunehmen. Stattdessen können passende Personen aus der ganzen Welt eingeladen werden, um ein breiteres Publikum anzusprechen und entsprechend mehr Tickets zu verkaufen. Die digitale Plattform ermöglicht eine global vernetzte Community. Andere Sprachen? Kein Problem! Live-Übersetzung oder nachträgliche Untertitelung sind schon lange kein Hexenwerk mehr.

Mehr Einblicke

Ein weiterer Effekt der digitalen Weiterentwicklung sind die verbesserten Möglichkeiten zur Analyse von Daten und einholen von Feedback.  Daten und Feedback von den Teilnehmenden sind essenziell, um den Erfolg ihrer Events zu messen und beizubehalten. Mit einer Eventplattform lässt sich genau ermitteln, welche Teile Ihres Events besonders gut angekommen sind und welche das Publikum nicht so favorisiert hat. Welche Vorträge und Ausstellende wurde besucht. Stellen Sie ihren Teilnehmenden direkte Fragen „Wie gefiel ihn die Länge dieses Vortrages“? und erhalten in Echtzeit Antworten. Diese Informationen helfen immens dabei ihre Events zu verbessern und effiziente und intelligente Entscheidungen in der Zukunft zu treffen.

Präsenzveranstaltungen digitalisieren

Eine häufige Fehlannahme in Bezug auf die Digitalisierung in der Eventbranche ist, dass davon nur hybride oder virtuelle Veranstaltungen betroffen sind. Die digitale Transformation ist aber auch bei Präsenzveranstaltungen extrem wichtig. Teilnehmende erwarten zunehmend Funktionen wie digitale Programmhefte. In einer Welt, in der sich der Großteil des Lebens online abspielt, möchte niemand mehrere Broschüren oder ein dickes Programmheft mit sich herumschleppen. Die Teilnehmenden möchten in der Lage sein, ihre Inhalte einfach und unkompliziert verwalten zu können. Die meisten Menschen planen ihre Termine mit Online-Kalendern und schreiben E-Mails. Warum sollten sie bei Veranstaltungen auf diesen Komfort verzichten?

Hybride Events bieten die Möglichkeit, Teilnehmende virtuell und in Präsenz zu verbinden. Sie können gezielt interaktive Elemente einbinden, um das Erlebnis zu verbessern. Livestreams von den Inhalten vor Ort binden mehr Teilnehmende ein, und es wird mittlerweile fast schon erwartet, dass man sich nicht mehr für einen Vortrag entscheiden muss, wenn diese parallel laufen. Warum nicht die Vorträge als Video-on-Demand für die Teilnehmenden nach der Veranstaltung freigeben? Das könnte eine weitere Einnahmequelle für Sie darstellen. Intelligente Modelle ermöglichen es, Tickets für bereits gelaufene Events zu verkaufen. Ihre Teilnehmenden bewerten dies positiv, weil sie flexibel von überall aus die Inhalte Ihres Events genießen können.

Auf einem Blick: Die Vorteile für Veranstaltende

• Eröffnung einer globalen Bühne für Veranstaltungen;
• Integration interaktiver Elemente, die das Engagement steigern;
• Leichtere Analyse von Daten und Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung;
• Potenzielle Umsatzsteigerung durch erweiterte Reichweite und effektivere Teilnehmerbindung;
• Verbesserte Kundenzufriedenheit dank maßgeschneiderter Erlebnisse;
• Optimierung des Workflows durch automatisierte Prozesse;
• Effizientes Teilnehmermanagement für reibungslose Abläufe.

Auf einem Blick: Die Herausforderungen für Veranstaltende

• Auswahl geeigneter Tools für die digitale Transformation.
• Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, die den digitalen Wandel widerspiegeln.
• Einweisung von Ausstellern und Referenten in digitale Plattformen und Tools.
• Effektive Vermarktung von Ideen und Veranstaltungen in der digitalen Ära.
• Bewältigung des Risikos bei der Erstinvestition in digitale Werkzeuge und Technologien.

Referierende und die Kunst des Präsentierens

Globale Reichweite & Networking

Die Möglichkeit, Fachwissen einem breiteren und globalen Publikum zu präsentieren, eröffnet faszinierende berufliche Perspektiven. Hierbei steht nicht nur die Weitergabe von Wissen im Vordergrund, sondern auch die gezielte Stärkung der eigenen beruflichen Marke. Indem Sie Ihre Vorträge als Video-on-Demand bereitstellen, können Sie eine größere Zuschauerschaft erreichen.

Ein weiterer beruflicher Vorteil besteht darin, dass Sie durch ein erweitertes Netzwerk von Fachleuten und Branchenexperten in Kontakt treten können. Das Knüpfen wertvoller Kontakte wird durch diese digitalen Möglichkeiten erheblich erleichtert.

Interaktive Präsentationsformate

Digitale Plattformen bieten zudem interaktive Präsentationsformate, die Referierenden die Möglichkeit geben, ansprechende und fesselnde Vorträge für ihre Teilnehmenden zu gestalten. Insbesondere Workshops profitieren von den Livechats, Umfragen und Feedback-Funktionen von Eventplattformen, unabhängig davon, ob die Veranstaltung virtuell oder als Hybridveranstaltung stattfindet.

Neue Monetarisierungsmöglichkeiten

Dank der Digitalisierung in der Eventbranche können Sie nun Videos von Ihren Vorträgen aufnehmen, sie Veranstaltern zur Verfügung stellen und im Laufe der Zeit Lizenzgebühren kassieren, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen. Zusätzlich können Sie Ausstellenden und Veranstaltenden unterschiedliche Preismodelle anbieten, abhängig von der Länge und der Verweildauer auf der Plattform. Auf diese Weise können Sie bei mehreren Veranstaltungen präsent sein, ohne mehrere Tagesreisen auf sich aufnehmen zu müssen.

Vorteile für Referierende auf einen Blick

• Möglichkeit Fachwissen einem breiteren und globalen Publikum zu präsentieren;
• Persönliche oder berufliche Marke stärken;
• Interaktive Präsentationsformate;
• Netzwerkmöglichkeiten ­- erweitertes Netzwerk von Fachleuten und Branchenexperten durch Online-Konferenzen, Webinare und virtuelle Veranstaltungen;
• Flexibilität und Bequemlichkeit -Möglichkeit, Präsentationen und Vorträge von jedem Ort aus zu halten und sich an verschiedene Zeitpläne anzupassen.

Herausforderungen für Referierende

Herausforderungen, die für Referierende auftreten können, sind unter anderem, dass Etablieren und Pflegen einer starken und professionellen Onlinepräsenz. Dies erfordert nicht nur die Zeit und können, sondern kontinuierliche Bemühungen, um potenzielle Interessenten anzusprechen.

Die Fähigkeit, sich an neue Technologien und Präsentationsformate anzupassen, ist ein entscheidender Aspekt in einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Welt. Wenn ein anderer Referent in Ihrem Fachgebiet bereits digital bewandert ist, besteht die Möglichkeit das jener bevorzugt wird. Hierbei ist eine fortlaufende Bereitschaft notwendig, sich mit aktuellen Technologien vertraut zu machen und innovative Präsentationsmethoden zu integrieren. Diese Flexibilität ermöglicht es, zeitgemäße und ansprechende Vorträge zu gestalten. Die Umgestaltung von reinen Präsenz Präsentationen in die digitale Umgebung sind grundlegend für den Erfolg. Eine gute Gestaltung der Inhalte, die Auswahl geeigneter Technologien und die Integration interaktiver Elemente sind entscheidend, um eine ansprechende und interessante Präsentation zu halten. Was eine positive und nachhaltige Wirkung auf das Publikum bewirkt.

Die Herausforderungen auf einen Blick

• Aufbau und Pflege einer starken und professionellen Online-Präsenz;
• Die Fähigkeit, sich an neue Technologien und Präsentationsformate anzupassen;
• Effektive Planung und Organisation von Präsentationen, Vorträgen und anderen Engagements in der digitalen Umgebung.

Aussteller und wie Sie die Digitalisierung in der Eventbranche für sich Gewinnen

Die Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche bietet auch Ausstellern eine Menge Vorteile, begleitet von neuen Herausforderungen.

Die Möglichkeit, Produkte oder Dienstleistungen einem breiteren Publikum zu präsentieren, vereinfacht sich durch die Nutzung von Eventplattformen. Dies bedeutet eine Steigerung der Markenbekanntheit, durch Öffnen der Türen zu einem globalen Publikum. Virtuelle Messestände bieten eine innovative Plattform, auf der Produkte und Dienstleistungen in einer interaktiven Umgebung vorgestellt werden können, um das Interesse der Besucher zu wecken.

Die Digitalisierung in der Eventbranche erleichtert Ausstellern die Lead-Generierung und ermöglicht effiziente Follow-up-Prozesse. Aussteller und Sponsoren können nun ganz einfach direkte Analysedaten und spezifische Lead-Informationen von Veranstaltern erhalten. Damit können Aussteller das Verhalten der Standbesucher genau analysieren. Dazu gehören viele relevante Kennwerte, von der Anzahl der Standbesucher bis hin zu deren Interaktion mit den präsentierten Inhalten. Diese Daten bilden die Grundlage für tiefgreifende Analysen und ermöglichen die Optimierung der Messestrategie.

Auch die verbesserten Networking-Möglichkeiten vereinfachen es, wertvolle Kontakte zu knüpfen und langfristige Beziehungen zu potenziellen Kunden aufzubauen. Mit einem digitalen Messestand ist es einfacher denn je mit mehreren Personen gleichzeitig zu chatten oder Kontaktdaten auszutauschen. Der einfache Download von Dateien erleichtert den Austausch von relevanten Informationen zwischen Ausstellenden und Besuchern.

Trotz dieser Vorteile müssen sich Aussteller jedoch auch neuen Herausforderungen stellen. Dazu gehören die Bewältigung technischer Schwierigkeiten, die effektive Integration digitaler Strategien in bestehende Geschäftsprozesse und die Sicherstellung einer herausragenden digitalen Präsenz in einem wettbewerbsintensiven Umfeld.

Auf einen Blick Vorteile für Aussteller

• Präsentation von Produkten oder Dienstleistungen vor einem breiteren Publikum;
• Virtuelle Messestände für mehr Effizienz;
• Generierung von Leads und einfache Follow-up-Prozesse;
• Digitales Networking für eine erweiterte Reichweite;
• Bequemer Dateidownload für Interessenten;
• Zugängliche Analyse-Daten für fundierte Entscheidungen.

Auf einen Blick Herausforderung für Aussteller

• Bewältigung technischer Herausforderungen durch neue Technologien;
• Sorgfältige Planung und mögliche Anpassungen von Arbeitsabläufen für die Integration digitaler Strategien;
• Sicherstellung einer herausragenden digitalen Präsenz in einem wettbewerbsintensiven Umfeld;
• Einhaltung von Datenschutzrichtlinien bei der Handhabung sensibler Daten;
• Schulung und Kompetenzaufbau für Mitarbeiter im Umgang mit neuen digitalen Werkzeugen.