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Nachhaltige Events: Tipps für umweltbewusstes Eventmanagement

Nachhaltiges Eventmanagement

Der steigende Energieverbrauch, das Müllaufkommen und die CO2-Emissionen stellen bedeutende Herausforderungen dar, denen sich die Eventbranche stellen muss. In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit und Umweltschutz immer wichtiger werden, ist es von großer Bedeutung, dass auch die Eventbranche ihre Verantwortung wahrnimmt. Die Planung und Durchführung von nachhaltigen Events gewinnt zunehmend an Bedeutung und ist längst keine bloße Option mehr, sondern eine essenzielle Notwendigkeit.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Umweltauswirkungen von Veranstaltungen und erkunden die vielfältigen Möglichkeiten, wie Veranstaltungsplaner umweltfreundliche Methoden in ihre Events integrieren können. Von energieeffizienter Veranstaltungstechnik über nachhaltige Mobilitätsoptionen bis hin zur Müllvermeidung und Recycling – wir beleuchten verschiedene Ansätze, die zeigen, dass nachhaltige Events in der Eventbranche eine realisierbare und zukunftsweisende Perspektive sind. Vorab möchten wir darauf Hinweisen, dass der Artikel eine Menge potentielle Maßnahmen enthält, lassen Sie sich nicht davon entmutigen. Keineswegs möchten wir implizieren, dass all diese Maßnahmen sofort ergriffen werden müssen. Oftmals liegen einige dieser Maßnahmen auch nicht im Verantwortungsbereich des Veranstaltenden. Möglicherweise finden Sie jedoch den ein oder anderen Tipp, der auch für Sie realisierbar ist.

Mobilität

Bei der Planung eines Events ist es von großer Bedeutung, Mobilitätslösungen zu berücksichtigen, die den Umweltschutz fördern. Durch die Prüfung von Alternativen zu physischen Treffen vor Ort können Veranstalter einen bedeutenden Beitrag zur Reduzierung von CO2-Emissionen und zur Förderung nachhaltiger Mobilitätsoptionen leisten. Unter den Verkehrsträgern ist die Straße der Klimasünder Nummer Eins – rund 18 Prozent des weltweiten Ausstoßes von CO2 wurden im Jahr 2019 durch Straßenfahrzeuge produziert. Wie kann man das verbessern?

Virtuelle Treffen als nachhaltige Option

Es gibt mittlerweile vielfältige Möglichkeiten, Veranstaltungen virtuell abzuhalten. Die Nutzung von Videokonferenzen ermöglicht es Teilnehmenden, von ihren jeweiligen Standorten aus teilzunehmen, ohne dass sie physisch anreisen müssen. Besonders bei kleineren Gruppen können virtuelle Veranstaltungen ideal eingesetzt werden. Virtuelle Treffen als nachhaltige Option sparen nicht nur Reisekosten und Zeit, sondern reduzieren auch die Umweltauswirkungen erheblich.

zummit Eventplattform auf verschiedenen Geräten (Smartphone, iPad, Notebook)

Wahl von umweltfreundlichen Veranstaltungsorten

Bei der Auswahl des Veranstaltungsortes für ein nachhaltiges Event sollten Sie darauf achten, dass dieser bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Die Nähe zu Bahnhöfen oder Haltestellen des öffentlichen Nahverkehrs ermöglicht den Teilnehmenden eine bequeme und umweltverträgliche Anreise. Zudem ist es wichtig, dass der Veranstaltungsort das Prinzip der „kurzen Wege“ unterstützt, um unnötige Transporte zu minimieren.

Wissenskick

Das „kurze Wege Prinzip“ bezieht sich auf die Idee, die Distanzen zwischen verschiedenen Aktivitäten oder Orten zu minimieren, um den Energieverbrauch, die Umweltauswirkungen und den Zeitaufwand zu reduzieren. Im Kontext von Nachhaltigkeit und Umweltschutz bedeutet das Prinzip, dass man sich bemüht, Aktivitäten möglichst räumlich nah beieinander zu organisieren, sodass kurze Wege zwischen ihnen zurückgelegt werden müssen.

Berücksichtigung der Veranstaltungszeiten

Die Wahl der Veranstaltungszeiten ist ein entscheidender Aspekt bei der Planung nachhaltiger Events, der oft unterschätzt wird. Durch eine sorgfältige Planung der Beginn- und Endzeiten können Sie dazu beitragen, eine umweltfreundliche An- und Abreise der Teilnehmenden zu ermöglichen und die Abhängigkeit von individuellen Fahrzeugen zu reduzieren. Zum Beispiel kann eine spätes Veranstaltungsende die Teilnehmenden dazu zwingen, spätabends oder nachts zurückzureisen, wenn möglicherweise keine öffentlichen Verkehrsmittel mehr zur Verfügung stehen. Infolgedessen sind sie gezwungen, individuelle Fahrzeuge zu nutzen. Im Jahr 2019 verursachten PKW im Nahverkehr Deutschlands im Durchschnitt rund 143 Gramm Treibhausgase pro Personenkilometer – so viel wie kein anderer Verkehrsträger!

Höhe der Treibhausgas-Emissionen im Personennahverkehr
Diagramm Höhe der Treibhausgas-Emissionen im deutschen Personennahverkehr nach Verkehrsträgern im Jahr 2019.

Bereitstellung von umweltfreundlichen Informationen

Die Einladungen und Ankündigungen für ein nachhaltiges Event spielen eine entscheidende Rolle, um die Teilnehmenden für umweltfreundliche Verkehrsmittel zu sensibilisieren und zu motivieren. Indem explizite Hinweise zur Benutzung umweltverträglicher Verkehrsmittel in die Kommunikation eingebunden werden, wird eine bewusste und nachhaltige Anreise der Teilnehmenden gefördert.

Eine Übersicht zu Tipps zur Nachhaltigkeit oder Informationen über die vorgenommenen Maßnahmen sind ebenfalls sehr hilfreich und tragen dazu bei, dass die Teilnehmenden sich aktiv für umweltfreundliche Optionen entscheiden können.

Ein Flyer, der Informationen zu nachhaltigen Veranstaltungspraktiken für die Teilnehmenden enthält.
Ein Flyer, der Informationen zu nachhaltigen Veranstaltungspraktiken für die Teilnehmenden enthält.

Klare Informationen zur Anreise

Geben Sie klare und detaillierte Informationen zur Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der Einladung an. Fügen Sie Verweise auf Fahrplanauskünfte der Bahn und des ÖPNV hinzu, damit die Teilnehmenden die benötigten Informationen leicht finden können. Geben Sie Hinweise zu den nächsten Bahnhöfen oder Haltestellen und wie sie den Veranstaltungsort von dort aus erreichen können.

Für größere Veranstaltungen können Anreize geschaffen werden, um die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zu fördern. Dies kann auf vielfältige Weise erfolgen, wie beispielsweise durch die von Kombitickets. Häufig werden diese von der Bahn für Veranstalter auch vergünstigt angeboten. Diese Kombitickets umfassen nicht nur die Eintrittskarte zur Veranstaltung, sondern auch die kostenfreie Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zur bequemen An- und Abreise. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Vereinbarungen mit der Deutschen Bahn zu treffen, um vergünstigte Bahntickets für die Teilnehmenden anzubieten. Durch solche Maßnahmen wird umweltfreundliches Reisen gefördert und die Teilnehmenden werden ermutigt, nachhaltige Verkehrsoptionen zu nutzen.

Wissenskick

Der UmweltMobilCheck der Deutschen Bahn als hilfreiche Ressource für umweltfreundliche Reisemöglichkeiten. Dieser Online-Service ermöglicht es den Teilnehmenden, die CO2-Emissionen verschiedener Verkehrsmittel für ihre Reiseroute zu vergleichen und so die umweltfreundlichste Option zu wählen.

Teilen Sie Fahrgemeinschaftsmöglichkeiten mit

Ermutigen Sie die Teilnehmenden, Fahrgemeinschaften zu Ihrem nachhaltigen Event zu bilden. Dadurch können die Teilnehmenden ihre Anreise teilen und die Umweltauswirkungen weiter reduzieren. Apps und Plattformen zur Organisation und Buchung von Carsharing/Ride Sharing gibt es mittlerweile reichlich. Ride-Sharing Dienste wie Uber oder MOIA sind in vielen Großstädten vertreten. Fahrgemeinschaften lassen sich direkt vernetzen über Anwendungen wie BlaBlaCar oder Flinc. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, bei einem Ortswechsel einen Shuttleservice zu organisieren.

Darüber hinaus können Sie weitere Maßnahmen ergreifen, um die Umweltauswirkungen während des Events zu reduzieren. Zum Beispiel könnten Sie Geschwindigkeitsbeschränkungen rund um den Veranstaltungsbereich einführen, um die Sicherheit der Teilnehmenden und Anwohner zu gewährleisten und gleichzeitig Lärm- und Umweltbelastungen zu reduzieren.

Die Einrichtung von gebührenpflichtigen Parkplätzen kann ebenfalls eine effektive Maßnahme sein, um die Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel zu fördern. Durch diese Maßnahme steuern Sie die Nachfrage nach Parkplätzen und setzen Anreize für Teilnehmende, alternative Transportmöglichkeiten wie öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen.

Es ist außerdem wichtig, Fahrradstellplätze zur Verfügung zu stellen, um den Teilnehmenden, die mit dem Fahrrad anreisen, eine bequeme Möglichkeit zur Abstellung ihrer Räder zu bieten. Dies ermöglicht es den Teilnehmenden, das Fahrrad als umweltfreundliches Fortbewegungsmittel zu nutzen und trägt zur Förderung nachhaltiger Mobilitätsoptionen bei.

Nachhaltige Unterkünfte empfehlen

Wenn das Event über mehrere Tage dauert, ist es empfehlenswert, den Teilnehmenden Unterkünfte in der Nähe des Veranstaltungsortes zu empfehlen, die bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind.

Praxistipp

bookdifferent! ist ein Beispiel für ein Buchungsportal, das eine Auswahl von Hotels anbietet, die nach Nachhaltigkeitsgesichtspunkten bewertet wurden.

Bei der Auswahl des Veranstaltungsortes und der Unterbringung der Teilnehmenden ist es, wenn es Ihnen möglich ist, Hotels und Konferenzzentren zu bevorzugen, die ein Umweltmanagementsystem implementiert haben und entsprechende Zertifizierungen vorweisen können.

Bei der Hotelauswahl ist darauf zu achten, dass die Hotels nach EMAS validiert und registriert sind. Diese Anerkennung zeigt, dass das Hotel spezifische Umweltziele verfolgt und Maßnahmen zur Reduzierung seines ökologischen Fußabdrucks umsetzt. Alternativ können Hotels auch mit dem Europäischen Umweltzeichen (EU Ecolabel) gekennzeichnet sein. Diese Kennzeichnung garantiert, dass das Hotel hohe Umweltstandards erfüllt und sich für nachhaltiges Management einsetzt.

Wissenskick

Eco Management and Audit Scheme ist ein Umweltmanagementsystem, das von der Europäischen Union anerkannt ist und Organisationen dabei unterstützt, ihre Umweltleistung kontinuierlich zu verbessern.

Bei der Recherche nach Hotels für Ihre Veranstaltung können Sie auf Buchungsportale zurückgreifen, die speziell Nachhaltigkeitsgesichtspunkte berücksichtigen. Es gibt Plattformen, die eine umfassende Liste von Hotels und Unterkünften anbieten, die nachhaltige Praktiken umsetzen und entsprechende Zertifizierungen besitzen. Solche Portale ermöglichen es Ihnen, gezielt nach umweltfreundlichen Unterkünften zu suchen und Ihre Veranstaltung an einem nachhaltigen Veranstaltungsort durchzuführen. Durch die Berücksichtigung von Umweltmanagementsystemen, Zertifizierungen und Buchungsportalen mit Nachhaltigkeitsfokus können Sie sicherstellen, dass die Veranstaltung an einem umweltfreundlichen und nachhaltigen Ort stattfindet.

Praxistipp

Auf der Website sustainable-event-solutions.de finden Sie alles rundum Nachhaltige Lösungen in der Eventbranche von Caterer bis zum Dienstleister!

Nachhaltigkeit während des Events

Ein nachhaltiger Ansatz bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen trägt nicht nur zum Schutz der Umwelt bei, sondern zeigt auch das soziale und ökologische Verantwortungsbewusstsein der Veranstalter. Veranstaltende bewerten die Wichtigkeit von nachhaltigem Eventmanagement mit einer Punktzahl von 7,1 von 10. Es ist sich auch bewusst, dass Unternehmen in der Verantwortung stehen und bei der Entscheidung, welcher Veranstalter ihr Event organisieren soll, immer mehr auf ökologisch sensibilisierte Veranstaltende setzen werden.

Veranstaltende bewerten die Wichtigkeit von nachhaltigem Eventmanagement mit einer Punktzahl von 7,1 von 10
Diagramm: Nachhaltiges Eventmanagement für Planer wichtig (Meeting- & Eventbarometer 2023)

Die Berücksichtigung von Umweltmanagementsystemen, die Auswahl von klimafreundlichen Veranstaltungsorten und die Nutzung energieeffizienter Geräte sind nur einige der Maßnahmen, die eine umweltfreundliche und nachhaltige Eventplanung ermöglichen. Durch bewusste Entscheidungen in Bezug auf Energieverbrauch, Transport und Unterbringung können Veranstaltende aktiv dazu beitragen, die Auswirkungen von Events auf die Umwelt zu reduzieren. In diesem Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, welche umweltfreundlichen Praktiken Sie in die Organisation Ihrer Veranstaltung integrieren können, um einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Praktische Tipps für klimaneutrale Veranstaltungen

Kompensation von Emissionen

Kompensieren Sie nicht vermeidbare Emissionen, indem Sie qualitativ hochwertige Klimaschutzprojekte unterstützen. Diese Projekte tragen dazu bei, Treibhausgasemissionen an anderer Stelle zu reduzieren, um eine Klimaneutralität der Veranstaltung zu erreichen. Dies kann durch den Kauf von CO2-Zertifikaten oder die Unterstützung von Klimaschutzinitiativen erfolgen.

Energie- und Wärmeeffizienz

Energieeffiziente Geräte

Bei der Auswahl von Geräten für die Veranstaltung ist auf energieeffiziente Optionen zu achten. Verwenden Sie IT-Geräte, Drucker oder Multifunktionsgeräte, die die Kriterien des Umweltzeichens „Blauer Engel“ erfüllen. Diese Auszeichnung garantiert, dass die Geräte besonders energieeffizient und umweltfreundlich sind. Achten Sie auch darauf, Gefrier- und Kühlgeräte sowie Geschirrspüler mit der höchsten Energieeffizienzklasse zu verwenden, um den Energieverbrauch zu minimieren.

Wissenskick

Blauer Engel ist ein Umweltzeichen, das in Deutschland und anderen Ländern als Symbol für umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen steht. Es wurde 1978 vom Bundesumweltministerium und dem Umweltbundesamt in Deutschland eingeführt und hat sich seitdem zu einem bekannten und vertrauenswürdigen Siegel für Umweltqualität entwickelt.

Heizen

Stellen Sie die Heizung in allen Tagungs- und Konferenzräumen nicht über 20 Grad ein, um den Energieverbrauch zu reduzieren und eine angenehme Raumtemperatur aufrechtzuerhalten.

Temperaturabsenkung in der Nacht

Senken Sie nachts die Raumtemperatur (Heizung) ab, um Energie zu sparen. Eine moderate Absenkung kann einen erheblichen Einfluss auf den Energieverbrauch haben, ohne den Komfort der Teilnehmenden zu beeinträchtigen.

Kühlen

Vermeiden Sie übermäßiges Kühlen der Räume. Stellen Sie die Klimatisierung nicht mehr als 6 Grad unter der Außentemperatur ein, um den Energieverbrauch zu reduzieren und Energieverschwendung zu vermeiden.

Beleuchtung

Nutzen Sie das Tageslicht so weit wie möglich, um die Beleuchtungskosten zu reduzieren. Sie energieeffiziente Beleuchtungslösungen wie LED-Lampen.

Lüften

Schulen Sie die Mitarbeiter über richtiges und energieeffizientes Lüften, um den Energieverlust durch unkontrolliertes Lüften zu minimieren.

Strombezug

Beziehen Sie den Strom für die Veranstaltung von Ökostromanbietern oder aus erneuerbaren Quellen, um den Einsatz von fossilen Energien zu reduzieren und den Beitrag zur Energiewende zu leisten.

Papier Einsparung

Die Verwendung von Papier für Einladungen und Sitzungsunterlagen kann einen erheblichen Ressourcenverbrauch verursachen. Um dem entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, auf digitale Lösungen zurückzugreifen. Statt gedruckter Einladungen können Sie Einladungen elektronisch versenden. Über Ihre Website oder noch besser eine Eventplattform können die Teilnehmenden alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung abrufen, einschließlich Tagesordnungen und Hinweisen.

Während der Konferenz selbst können Sie darauf achten, dass Informationen und Unterlagen nur auf Bildschirmen präsentiert werden. So vermeiden Sie den Ausdruck von Papier und setzen auf eine papierlose Kommunikation. Falls dennoch Handouts notwendig sind, sollten diese in kleineren Formaten erstellt und doppelseitig bedruckt werden, um den Papierverbrauch zu minimieren. Zudem ist es empfehlenswert, die Anzahl der verteilten Handouts genau zu planen und nur das Nötigste zu drucken.

Zummit Event-Suite Tipp

Die zummit Event-Suite bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen und Kommunikation rund um die Veranstaltung. Hier können Sie alle relevanten Dateien, Dokumente, Präsentationen und sonstigen Informationen hochladen und für die Teilnehmenden zugänglich machen. Die Eventsuite bietet auch interaktive Funktionen, wie z.B. die Möglichkeit, sich für einzelne Sessions anzumelden, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und mit anderen Teilnehmenden zu vernetzen. Durch die Nutzung einer Eventplattform können Teilnehmende jederzeit und von überall auf die Veranstaltungsinformationen zugreifen, ohne physische Materialien mit sich führen zu müssen.

Wasserverbrauch

Ein verantwortungsvoller Umgang mit Wasser ist ein wichtiger Bestandteil der nachhaltigen Eventorganisation. Hier sind einige Maßnahmen, die dazu beitragen, den Wasserverbrauch zu reduzieren und Wasserressourcen effizienter zu nutzen.

Sparsamer Verbrauch

Setzen Sie wassersparende Geräte in Küchen und Kantinen ein, um den Wasserverbrauch zu minimieren. Moderne Armaturen und Spülmaschinen mit geringem Wasserverbrauch helfen, den Wasserverbrauch zu reduzieren, ohne Kompromisse bei der Funktionalität einzugehen.

Information

Bringen Sie in den Sanitärräumen Schilder mit Hinweisen zum Wassersparen an, um das Bewusstsein der Teilnehmenden für den sparsamen Umgang mit Wasser zu sensibilisieren. Mit einer gezielten Information können Sie dazu beitragen, dass die Teilnehmenden aktiv zur Wassereinsparung beitragen.

Abfallvermeidung

Die Vermeidung von Verpackungsmaterialien und eine sorgfältige Abfalltrennung sind weitere wichtige Schritte in Richtung Nachhaltigkeit. Hier sind einige Maßnahmen zur Abfallvermeidung und -trennung

Verpackungsmaterial am Konferenzort

Minimieren Sie Verpackungsabfälle, indem Sie auf Mehrwegverpackungen setzen und Produkte in Großgebinden bestellen, wenn der Inhalt aufgebraucht wird. Der Einsatz von Mehrweg-Transportverpackungen kann den Bedarf an Einwegverpackungen erheblich reduzieren.

Rücknahme und Wiederverwendung

Implementieren Sie Rücknahmesysteme und Wiederverwendungsmöglichkeiten, zum Beispiel für Namensschilder. Dadurch können Materialien mehrfach genutzt und Abfall vermieden werden.

Einsatz von Recyclingmaterial

Verwenden Sie Produkte und Verpackungen aus Recyclingmaterial, wie beispielsweise Recyclingkarton bei Kartonverpackungen. Der Einsatz von Recyclingmaterial fördert den geschlossenen Kreislauf und trägt zur Schonung von Ressourcen bei.

Abfalltrennung

Stellen Sie auf der Veranstaltung Abfallinseln für die getrennte Abfallsammlung auf. Deutlich beschriftete Sammelbehälter für Papier, Biomüll, Glas und Leichtverpackungen ermöglichen eine effektive Abfalltrennung und -entsorgung.

Information

Informieren Sie alle Lieferanten und die Betreibergesellschaft über das Trennsystem vor Ort. Die Reinigungsfirma sollte ebenfalls in den Prozess einbezogen werden, um eine fachgerechte Abfalltrennung sicherzustellen.

Verwertung und Beseitigung

Fördern Sie die Verwertung der übrigen getrennt gesammelten Abfälle und die Beseitigung der Restabfälle über öffentlich-rechtliche Entsorgungsträger, um eine umweltgerechte Abfallentsorgung zu gewährleisten.

Alles oder nichts?

In diesem Artikel wurden verschiedene Aspekte der Umweltauswirkungen von Veranstaltungen beleuchtet und gezeigt, wie Veranstaltungsplaner umweltfreundliche Praktiken in ihre Events integrieren können. Es wurde verdeutlicht, dass kleine Schritte und bewusste Entscheidungen schon viel bewirken können und nachhaltige Events eine realisierbare und zukunftsweisende Perspektive für die Eventbranche darstellen.

Es ist wichtig zu erkennen, dass nicht alle Maßnahmen auf einmal umgesetzt werden müssen, sondern, dass kleine Schritte bereits einen bedeutenden Beitrag leisten können. Veranstaltungsplanende können individuell entscheiden, welche Schritte für ihr Event am sinnvollsten und umsetzbarsten sind. Jeder Schritt in Richtung Nachhaltigkeit ist ein wertvoller Beitrag zum Umweltschutz und zur Verantwortung für kommende Generationen. Die Checkliste für Nachhaltige Eventplanung des Bundesministeriums für Naturschutz, Umwelt und Nukleare Sicherheit bietet eine wertvolle Unterstützung bei der Implementierung nachhaltiger Praktiken. Indem die Eventbranche kollektiv auf Nachhaltigkeit setzt, kann sie einen positiven Wandel bewirken und zu einer nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Zukunft beitragen. Die Reise zu nachhaltigen Events mag ein Prozess sein, aber jeder Schritt in diese Richtung ist es wert, getan zu werden, um die Eventbranche für kommende Generationen zu verbessern.

Sind Sie schon dabei, Nachhaltigkeit in Ihre Veranstaltungsplanung zu integrieren? Dann können Sie mit der Checkliste für Nachhaltige Eventplanung des Bundesministeriums für Naturschutz, Umwelt und Nukleare Sicherheit Ihre Fortschritte leicht nachprüfen.

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