Event-Apps haben mit Corona einen großen Boom erlebt.  Doch auch wenn viele Veranstalter den Mehrwert und die neuen Möglichkeiten erkannt haben und Event-Plattformen zum festen Bestandteil ihres Repertoires gemacht haben, glauben andere, dass die Besucher diese digitalen Helfer lieber schnell wieder verschwinden sehen würden. Eine Event-App dient nicht nur dem Livestreaming, sondern soll allen Teilnehmern einen echten Mehrwert liefern. Ob Veranstalter, Partner, Sponsoren, Redner oder Messeaussteller – ein digitaler Messestand bietet jedem Teilnehmergruppen wertvolle Funktionen und Mehrwert. In diesem Beitrag gehen wir auf 11 Gründe ein, warum eine Event-App, und zwar selbst bei Präsenzveranstaltungen, unverzichtbar ist.

1. Geringere Kosten und Zeitaufwand für Ihr Team

Seien wir ehrlich: Die größten Kostenfaktoren bei einem Messeauftritt sind weder die Messestände noch die Aufmerksamkeit mit dem Markenlogo. Es ist das Personal vor Ort. Bahntickets, Hotelbuchungen, Gehälter, aber auch Opportunitätskosten, denn die Mitarbeiter können sich nicht dem Tagesgeschäft widmen – die Aufwendungen summieren sich, und zwar im hohen vierstelligen bis fünfstelligen Bereich. Eine Event-App kann aber den Ausstellern helfen und die Zahl der Mitarbeiter vor Ort reduzieren und dabei trotzdem Kompetenz und verfügbare Ansprechpartner “on demand” erhöhen.

Dank der Integration eines Bildschirms am Stand und der Nutzung der Event-App können Fachkräfte per Videoanruf direkt eingebunden werden. So erhalten Besucher stets kompetente Beratung von den zuständigen Experten, ohne dass das ganze Team mehrere Tage außerhalb des Büros sein muss oder dass zahlreiche Mitarbeiter physisch vor Ort am Stand benötigt werden.

2. Ein digitaler Messestand erhöht Sichtbarkeit und Reichweite

Ein digitaler Messestand ermöglicht es Ausstellern, ihre Sichtbarkeit deutlich über die physischen und zeitlichen Grenzen des Messestands hinaus zu erweitern. Die Präsenz eines Ausstellers oder Sponsors ist nicht mehr nur auf den physischen Stand und das Eventdatum beschränkt. Mit einer Event-App kann ihre Marke auf dem Bildschirm jedes Teilnehmers erscheinen, sowohl vor, während als auch nach dem Event.

So haben die Standbesucher die Möglichkeit, sich vor der Veranstaltung mit den Ausstellern vertraut zu machen oder nach dem Event noch einmal einen Blick auf wichtige Unterlagen und Broschüren zu werfen.

3. Ihre digitale Datei-Bibliothek

Papierchaos gehört der Vergangenheit an. Statt gedruckter Broschüren und Flyer können Aussteller Ihre Materialien ganz einfach digital über die Event-App bereitstellen. Damit sind die digitalen Werbematerialien nicht nur ein wertvoller Begleiter während der Präsenzveranstaltung als Ersatz für gedruckte Flyer, sondern sie agieren auch eigenständig im Namen des Ausstellers. Denn so haben Besucher jederzeit Zugriff auf die Unterlagen – ob vor, während oder nach der Veranstaltung. Diese Flexibilität verlängert die Vermarktungsphase und sorgt dafür, dass die Inhalte stets griffbereit auf dem Handy verfügbar sind.

QR-Codes bieten zudem eine einfache Möglichkeit für die Standbesucher, um schnell und bequem auf den digitalen Messestand zu landen und auf die dort hochgeladenen Werbematerialien zu gelangen.

4. Sponsoren-Promotion auf verschiedenen Ebenen

Mit einer Event-App lässt sich die Sichtbarkeit der Ausstellerstände deutlich verbessern. Neben der physischen Präsenz am Eventort können Sponsoren über die App auf prominenten Plätzen wie im Showroom hervorgehoben werden. Dank verschiedener Levels können Aussteller und Sponsoren selbst entscheiden, wie prominent dargestellt werden möchten. Dadurch wird die Aufmerksamkeit für den Sponsor erheblich gesteigert und die Reichweite maximiert.

5. Lead-Listen und Follow-up-Möglichkeiten

Ein weiterer Vorteil der Event-App: Sie erleichtert die Erfassung und Verwaltung von Leads. Datenschutzkonforme Listen helfen Ausstellern dabei, wertvolle Kontakte zu sammeln, zu sortieren und im Anschluss an das Event gezielt nachzuverfolgen. So können die Messeaussteller die erzielten Leads einfach per E-Mail oder durch personalisierte Kampagnen ansprechen und so den Dialog fortsetzen. Diese nahtlose Integration zwischen Event und Nachbereitung sorgt dafür, dass kein potenzieller Kunde verloren geht und die Vermarktungsphase über das Event hinaus verlängert wird.

6. Networking-Möglichkeiten erleichtern

Vergessen Sie das Chaos ausgetauschter Visitenkarten – mit einer Event-App lässt sich der Kontakt zwischen Ausstellern und Besuchern digitalisieren und vereinfachen. Über die App können Teilnehmer ganz unkompliziert ihre Kontaktdaten austauschen. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Nachverfolgung von Leads erleichtert. So geht kein Kontakt verloren, und das Networking wird deutlich effizienter.

7. Direkte Interaktion durch Live-Chats und Anrufe

Neben dem physischen Kontakt am Stand bietet eine Event-App den Vorteil, dass Messeaussteller über Live-Chats, Video- und Audioanrufe oder auch über Push-Benachrichtigungen direkt mit Teilnehmern kommunizieren können. So können offene Fragen geklärt oder aktuelle Angebote kommuniziert werden – und das in Echtzeit, ohne dass der Besucher sich zum Stand begeben muss.

8. Den Messestanderfolg mit Zahlen belegen

Mit einer Event-App können Messeaussteller und Sponsoren den Erfolg ihrer Teilnahme klar belegen – und das in Zahlen. Von der Anzahl der Standbesucher über die Interaktionen in Live-Chats bis hin zu Downloads Ihrer Dateien – all diese Daten werden detailliert erfasst. Mit diesen Berichten können Sie ihre Strategie gezielt anpassen und zukünftige Veranstaltungen noch erfolgreicher planen. Gleichzeitig gewinnen Sie wertvolle Einblicke, welche Themen oder Produkte besonders gut ankommen, was Ihnen hilft, Ihre Kundenansprache weiter zu optimieren.

Dies ist nicht nur ein Vorteil für Messeaussteller, sondern auch für die Organisatoren, da Sie so ihren Beitrag quantifizieren und den ROI der Veranstaltung nachweisen können. Schließlich werden glückliche und zufriedene Aussteller häufig zu treuen Partnern für zukünftige Veranstaltungen.

9. Feedback und Umfragen für mehr Erkenntnisse

Mithilfe von Umfragen oder Abstimmungen, die über die Event-App durchgeführt werden, können Aussteller wertvolles Feedback von den Besuchern erhalten. Dieses unmittelbare Feedback ermöglicht es ihnen, schnell auf die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmer einzugehen und ihre Strategien bei zukünftigen Veranstaltungen entsprechend anzupassen.

10. Zeitoptimierte Teilnehmeransprache

Die Event-App ermöglicht es den Ausstellern, ihre Teilnehmer gezielt und zeitnah anzusprechen. Mit Push-Benachrichtigungen können sie ihre Besucher beispielsweise an bevorstehende Präsentationen oder Meetings erinnern oder sie zu ihrem physischen oder digitalen Messestand einladen. Diese Art der direkten Ansprache stellt sicher, dass Ihre Botschaft genau zum entscheidenden Zeitpunkt ankommt – ohne dabei aufdringlich zu wirken. So erreichen Aussteller ihre Zielgruppe effizient und ohne Verzögerung.

11. Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Neben der Reduktion von Papierabfällen unterstützen Event-Apps den Trend zu mehr Nachhaltigkeit bei Präsenzveranstaltungen. Für viele Unternehmen ist dies ein relevanter Imagefaktor. Durch die Nutzung digitaler Tools und den Verzicht auf physische Werbematerialien können Messeaussteller und Sponsoren zeigen, dass sie sich für den Umweltschutz engagieren und gleichzeitig ihre ökologische Bilanz verbessern.

Fazit

Obwohl Präsenzveranstaltungen traditionell stark auf persönliche Begegnungen und physische Interaktionen setzen, bieten Event-Apps und -Plattformen klare Mehrwerte, die den Erfolg für Messeaussteller und Sponsoren steigern können. Durch die digitale Ergänzung eröffnen sich neue Möglichkeiten für effizienteres Lead-Management und eine stärkere Markenpräsenz. Diese digitalen Tools, darunter auch ein digitaler Messestand, sind nicht nur eine Bereicherung, sondern in einer zunehmend technologiegetriebenen Welt auch ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Eventstrategie – auch bei Präsenzveranstaltungen.