Dass eine Event-App bei hybriden oder virtuellen Veranstaltungen nicht fehlen darf, ist klar. Ihre Bedeutung bei Präsenzevents wird dagegen oft übersehen. Nachdem wir bereits 6 digitale Funktionen für Präsenzevents vorgestellt haben, werfen wir nun einen Blick auf die drei grundlegenden Veranstaltungsformate – Präsenz, virtuell und hybrid – und auf die Event-Tools einer Event-Plattform, die dabei besonders wichtig und zugleich häufig unterschätzt werden.

Denn eines haben alle drei Formate gemeinsam: Ob vor Ort, komplett online oder als Mischform – die richtige technische Basis entscheidet darüber, wie reibungslos die Organisation läuft, wie intensiv sich Teilnehmende einbringen und wie viel Sie am Ende über den Erfolg Ihrer Veranstaltung wissen. Im Folgenden zeigen wir für jedes Format, welche Event-Tools den Unterschied machen.

Präsenzveranstaltungen

Was sind Präsenzveranstaltungen?

Präsenzveranstaltungen sind klassische Events, bei denen alle Teilnehmenden physisch an einem Ort zusammenkommen – von der Fachkonferenz über das Seminar bis zur Hausmesse. Der persönliche Austausch steht im Mittelpunkt. Gerade deshalb wird oft angenommen, digitale Werkzeuge seien hier überflüssig. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Eine gute Event-Plattform nimmt Ihnen im Hintergrund die Organisation ab und macht das Vor-Ort-Erlebnis für Ihre Gäste spürbar angenehmer.

Event-Tools für Präsenzveranstaltungen

Eventorganisation

Schon lange vor dem ersten Handschlag entscheidet sich, wie professionell Ihr Event wirkt. Über die Plattform wickeln Sie die Teilnehmerregistrierung, das Teilnehmermanagement sowie Ticketverkauf und Rechnungsstellung an einer Stelle ab. Der WordPress-Connector überträgt Event-Daten wie Name und Agenda automatisch zwischen Ihrer Event-Landingpage und der Plattform – ohne doppelte Pflege.

Einfacher Zugang für Ihre Gäste

Gedruckte Programmhefte will niemand mit sich herumtragen. Ein interaktives Programmheft in der Event-App löst dieses Problem: Teilnehmende sehen die aktuelle Agenda, markieren ihre Favoriten und stellen sich daraus einen persönlichen Zeitplan zusammen. Orientierungshilfen führen sicher durch die Location, während ein digitaler Check-in und Besucher-Badges den Einlass beschleunigen. Die Event-App gibt es dabei auch als White-Label-Lösung in Ihrem eigenen Branding. Und über ein integriertes Learning-Management-System bzw. E-Learning lassen sich Lerninhalte direkt an die Veranstaltung anbinden.

Networking und Interaktion

Kontakte sind der eigentliche Wert vieler Präsenzevents. Push-Mitteilungen und Erinnerungen halten alle auf dem Laufenden, ohne dass jemand etwas verpasst. Networking-Tools – von digitalen, herunterladbaren Visitenkarten über Infomaterialien bis zu Chat sowie Audio- und Videoanrufen – erleichtern den Erstkontakt. Persönliche Teilnehmerprofile und Terminbuchungen sorgen dafür, dass aus einem zufälligen Aufeinandertreffen ein geplantes Gespräch wird.

Inhalte

Ein Vortrag muss nicht mit dem Applaus enden. Mit Video on Demand erweitern Sie Ihr Publikum und stellen Aufzeichnungen dauerhaft bereit. Virtuelle Ausstellerstände sowie Sponsoren- und Ausstellerbereiche schaffen zusätzliche Sichtbarkeit für Ihre Partner – warum sich das lohnt, zeigen wir in unserem Beitrag „11 Gründe für virtuelle Ausstellerstände“. Über eine Dokument-Library stellen Sie Präsentationen, Handouts und Whitepaper digital zum Download bereit.

KI-Assistent und Wissensforen

Ein KI-Assistent kennt über die Plattform alle Event-Details – wann welcher Vortrag stattfindet, worum es geht, wer ihn hält und wie lange er dauert – und beantwortet Fragen Ihrer Gäste rund um die Uhr, direkt in der App. Nach einem Vortrag lassen sich über die Transkription sogar die fachlichen Inhalte auswerten, etwa für automatische Zusammenfassungen oder inhaltliche Fragen zum Gehörten. So wird aus Ihrem Programm eine durchsuchbare Wissensbasis, die weit über das reine Vor-Ort-Erlebnis hinaus Wert stiftet.

Nachbereitung

Nach dem Event ist Zeit für die Auswertung. Event-Analytics zeigen Ihnen, was gut ankam und wo Potenzial liegt – wie Sie daraus konkrete Schlüsse ziehen, lesen Sie in „Erfolgskontrolle in 5 Schritten mit KPIs“ und bei den erweiterten Analysemöglichkeiten. Feedback-Formulare geben Ihren Teilnehmenden eine Stimme und liefern Ihnen wertvolle Hinweise für das nächste Mal.

Virtuelle Veranstaltungen

Was sind virtuelle Veranstaltungen?

Virtuelle Veranstaltungen finden vollständig online statt: Alle Teilnehmenden, Vortragenden und Aussteller sind digital zugeschaltet. Der Vorteil liegt in der Reichweite – geografische Grenzen und Reisekosten fallen weg. Damit ein reines Online-Event nicht steif und distanziert wirkt, kommt es umso mehr auf durchdachte Interaktions- und Networking-Funktionen an.

Event-Tools für virtuelle Veranstaltungen

Eventorganisation

Die Basis bildet eine schnelle Eventerstellung inklusive Akkreditierung mit Teilnehmerregistrierung und Ticketshop. Über Teilnehmermanagement, eine Vorlagen-Bibliothek, klar geregelte Rollen und Rechte sowie übersichtliche Dashboards behalten Sie auch bei großen Events den Überblick. Der WordPress-Connector und Automatisierungen mit Ihrem CRM sorgen dafür, dass Daten dorthin fließen, wo sie gebraucht werden – ohne manuellen Aufwand. Weil bei Online-Events besonders viele personenbezogene Daten anfallen, sollten Sie zudem auf DSGVO-konformes Hosting achten; worauf es dabei ankommt, lesen Sie in unserem Beitrag zum Datenschutz bei Veranstaltungen.

Rund um das Event

Herzstück jeder virtuellen Veranstaltung sind Livestreaming und Videokonferenzen, ergänzt durch Video on Demand für alle, die live nicht dabei sein konnten. Ein Helpdesk fängt technische Fragen ab, bevor sie zum Problem werden. Für zusätzliche Vermarktungsmöglichkeiten lassen sich 3D-Welten und virtuelle Ausstellerstände einbinden, und über ein integriertes Learning-Management-System werden Inhalte zu echten Lernangeboten.

Interaktion

Damit aus Zuschauern Teilnehmende werden, sind virtuelle Räume der wichtigste Hebel. Gruppenchats in Livestreams, Audio- und Videoanrufe – auch unter den Teilnehmenden selbst –, digitale Rezeptionen sowie Umfragen, Abstimmungen und Q&A-Runden in Livestreams halten das Publikum aktiv eingebunden.

Networking

Persönliche Besucherprofile und digitale, herunterladbare Visitenkarten machen Kontakte sichtbar. Über private Chats und Anrufe mit oder ohne Video sowie Terminanfragen entstehen echte Gespräche – so intensiv wie in der Kaffeepause vor Ort.

KI-Assistent und Wissensforen

Gerade bei virtuellen Events, in denen niemand kurz an der Infotheke nachfragen kann, ist ein KI-Assistent Gold wert. Er beantwortet auf Basis einer kuratierten Wissensbasis Fragen zum Programm, zu Vorträgen, Referenten und Rahmenbedingungen – jederzeit und für beliebig viele Teilnehmende gleichzeitig. Über die Transkription der Livestreams werden auch die fachlichen Inhalte erschlossen, sodass sich im Anschluss Zusammenfassungen erstellen und inhaltliche Fragen präzise beantworten lassen.

Analyse und Feedback

Virtuelle Events sind messbar wie kein anderes Format. Feedback-Fragebögen, Anwesenheitsdaten aus allen Phasen (Akkreditierung, Eventphase und danach) sowie Interaktionskennzahlen belegen den ROI Ihrer Veranstaltung. Zusammen mit Auswertungen zu Registrierung, Akkreditierung, den beliebtesten Inhalten und dem Networking-Verhalten erhalten Sie ein vollständiges Bild.

Hybride Veranstaltungen

Was sind hybride Veranstaltungen?

Hybride Veranstaltungen verbinden das Beste aus beiden Welten: Ein Teil des Publikums ist vor Ort, ein anderer nimmt online teil. Das erweitert die Reichweite eines Präsenzevents, ohne auf das persönliche Erlebnis zu verzichten. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, beide Gruppen gleichwertig einzubinden – niemand soll sich als Teilnehmer zweiter Klasse fühlen. Mit welchen Vorurteilen hybride Formate bis heute zu kämpfen haben, zeigen wir in „5 Mythen über hybride Events“.

Event-Tools für hybride Veranstaltungen

Hybride Events kombinieren die Funktionen aus Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen – entscheidend ist das nahtlose Zusammenspiel. Ein integriertes Learning-Management-System bzw. E-Learning stellt sicher, dass Lerninhalte für beide Gruppen gleichermaßen verfügbar sind. Und die richtigen Interaktions- und Networking-Tools verbinden Online- und Vor-Ort-Teilnehmende so miteinander, dass gemeinsame Gespräche, Fragen und Kontakte über die Distanz hinweg entstehen. Wer online zuschaut, stellt dieselben Fragen im Q&A, tauscht Visitenkarten und vereinbart Termine wie die Gäste im Saal.

Ein KI-Assistent mit gemeinsamer Wissensbasis wirkt dabei als verbindende Schicht: Er beantwortet die Fragen beider Gruppen aus derselben Quelle – ob im Saal am Smartphone oder online im Browser. So erhalten alle Teilnehmenden dieselben verlässlichen Auskünfte zum Programm, und über die Transkription der Vorträge werden die fachlichen Inhalte für Zusammenfassungen und Rückfragen nutzbar gemacht.

Fazit

Ob Präsenz, virtuell oder hybrid – jede Eventart stellt eigene Anforderungen, doch die zugrunde liegenden Event-Tools überschneiden sich stark. Eine durchdachte Event-Plattform deckt alle drei Formate ab und wächst mit Ihren Ansprüchen mit. Gerade bei Präsenzevents lohnt es sich, digitale Funktionen nicht als Beiwerk, sondern als festen Bestandteil zu begreifen: Sie sparen Aufwand in der Organisation, schaffen ein besseres Erlebnis für Ihre Gäste und liefern Ihnen am Ende die Daten, mit denen Sie Ihr nächstes Event noch erfolgreicher machen.

Welche Event-Tools passen zu Ihrem nächsten Format? Ob Präsenz, virtuell oder hybrid: Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin mit unserem Team – wir zeigen Ihnen die zummit Event-Plattform live und besprechen, welche Funktionen Ihre Veranstaltung wirklich voranbringen.

Häufige Fragen zu Event-Tools für Präsenz, virtuell und hybrid